複数人で使うExcel表で最初に決めたいこと｜入力ミスや更新漏れを減らす考え方
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ビジネス・マーケティング
複数人で使うExcel表は、
1人で使う時は問題なくても、
人数が増えた途端に使いにくくなることがあります。
たとえば、
入力の仕方が人によって違う、
更新する場所が分かりにくい、
どこまで対応したかが分からない、
といった状態です。
こうしたズレが増えると、
表そのものはあるのに、
確認や修正に余計な時間がかかりやすくなります。
複数人で使うExcel表で大事なのは、誰が使っても迷いにくいルールを最初に整えておくことです。
まず見直したいのは、次の3つです。
exこの3つが揃うと、
入力ミスや更新漏れが起きやすくなり、
表が少しずつ使いにくくなります。
特に多いのが、
日付の書き方や担当者名の入れ方、
完了・未対応の管理方法が人によって違う状態です。
たとえば、
ある人は「済」と入力し、
別の人は「完了」、
さらに別の人は空欄のままにしていると、
あとで絞り込みや確認をする時に分かりにくくなります。
また、
入力欄と確認欄がはっきり分かれていないと、
どこを触ればいいのか迷いやすくなり、
上書きや入力漏れも起きやすくなります。
複数人で使うExcel表は、
見た目を整えることも大事ですが、
それ以上に
誰が見ても分かりやすく、
同じルールで更新しやすいことが大切です。
今のExcel表を複数人で使うとズレやすい、
更新ルールを整理したい、
もっと使いやすい形に整えたい、
そんな場合は、運用に合わせて整理することができます。
使いにくいExcelの見直しや修正・整理は、
下記サービスで対応しています。
