いつも記事をご覧いただきありがとうございます。
Kaizen Laboです。
この記事では日常業務に潜む「ちょっとしたムダ」や、改善につながるヒントや考え方を発信しています。
よく仕事において「6〜7割まで作ってからフィードバックをもらおう」って言われます。
いわゆるPDCAサイクルの王道、というやつです。
でも私は、あえて「3割完成」で一度提出することにしています。
「えっ？6割じゃなくて3割？全然仕上がってないじゃん」
こう思われる方もいらっしゃるかもしれません。
でもこれには自分なりの信念というか、理由があるんです。
理由はシンプルで、「方向性のズレは初期にこそ直すべき」だからと考えているからです。
もっというと、ヒューマンエラーを防ぐということでもあります。
仮に6割まで仕上げてしまったら、骨格はほぼできていますね？
やることと言えば、あとは肉付けだけです。
ですが、そこからのやり直しって、骨格をバラバラにするようなもので、実はめちゃくちゃムダが大きいと思っています。
だからこそ、“未完成でもまずは共有”というスタンスを大事にしています。
まずは相手にボールを渡すことが大事
たとえば、以前クラウドワークスで製品マニュアルのブラッシュアップの案件を受けたことがありました。
それはかなり細かい取扱説明書で、機械操作のマニュアルでした。
確か2種類の資料AとBが用意されていました。
「使ってないから知らんがな」と言いたいですけど、そうは言えませんよね笑
でも依頼文を読んでも、
「これはAをメインにブラッシュアップすればいいのか？それともAとBを統合して新たに仕上げるのか？」が不明確だったんです。
そこで、まずはAの基本マニュアルを3割仕上げたところで、クライアントにこう伝えました。
「基本のマニュアルAのブラッシュアップですか？それともAとBの2種類を混ぜ合わせた完全オリジナルなマニュアル作りですか？
初期段階で認識ズレを防ぎたいので、一度方向性の確認をお願いできますか？」
と相手にボールを渡しました。
（抱えたまんまでは色んな意味で温めることになります）
...で、案の定クライアントの返答は「いえ、基本マニュアルAのブラッシュアップだけで大丈夫です」との返答。
この一言で、すぐに認識も方向性もすっきりし後戻りもなく、その後の作業がスムーズに進みました。
もしあの時確認しないで、「AとBを混ぜ合わせたマニュアルを6割完成させました。一度ご確認ください。」と報告したらどうなっていたでしょうか？
「いえ、混ぜ合わせるとは指示していません。最初からやり直してください。」
と、このような返答が来たに違いありません。
こういったエラーを防ぐために、ココナラ案件でも同様のスタンスで臨んでいます。
初期段階で火消しの仕組みを作ろう
最初からコミュニケーションのズレが無ければ、そうそう仕事のミスなんて発生しません。
でも、しょせんは人間です。
誰でもミスをしますし、認識のズレは必ず生じます。
（AIでもたまにミスりますからね笑）
最初から「ちゃんと完成してから出そう」と思う気持ちは、まじめな人ほど強いものです。
で、私も例外なく完璧主義の傾向が強いです。
その気持ちは痛いほど良く分かります。
でも、だからこそあえて逆の方向へ振り幅を大きくしているんです。
仕事って、完成度より認識の一致の方が大事な場面、意外と多いと思うんです。
特にマニュアル作成や工程改善のように、抽象的な依頼が多い仕事ほど、
途中確認が最大のミス防止策になるんですね。
だから私は、今後ココナラでも
「途中段階での確認は必ず行います」と出品文に明記しようと思っています。
それが双方にとって楽でストレスなく作業を進めることができるのではないでしょうか。
私の話、ここまで聞いてどんな印象でしょうか？
「遅い、トロい、慎重過ぎ」という意見もあるかと思います。
でも、6～7割完成が王道というこれまでの常識をひっくり返しました。
既存の概念を疑うには、このぐらいのことをやらないといけない、と勝手に思っています。
そこにズレを感じるかどうかは相手次第ですが、信頼を第一にしている自分にとっては、このスタンスは譲れないものなんです。
記事まとめ
いかがでしたでしょうか？
今回は事務ミスの根本原因であるコミュニケーションのズレ、ヒューマンエラーについてお届けしました。
ここまでのお話をまとめますと、
✔ 方向性のズレは、完成度ではなく“初期確認”で防ぐ
✔ 3割完成でも共有すれば、ムダな後戻りが激減する
✔ 「途中でも確認してOKな人です」と相手に伝えるのが信頼構築の第一歩
完成度よりも、まずは相互理解の精度を優先してみませんか？
次回予告ですが、今回から載せない方式にしました。
決まらないと、このブログ自体が出せないこともあるので笑
ここまで読んで下さりまして、ありがとうございました。
