普段からの準備が大切！引継ぎマニュアルの作成ポイント

こんにちは、改善コンサルのカイゼンラボです。

このブログでは、現場で感じた「ちょっと気になるムダ」を、ゆるく・具体的に見直すヒントをお届けしています。

さて、新卒でも中途でも、入社して少し経つと必ず一度はよぎる「転職」という二文字。

環境の変化や、自分のやりたいことの変化で、別の道を選ぶ人も少なくありません。

ただし、それが在籍5年、10年と経ったベテラン層になると、話はだいぶ変わってきます。

その人がどんな業務を抱えていたのかなんて、すべてを把握するのは難しいですからね。

ましてや引継ぎの時間が限られていれば、なおさらです。

だからこそ、引継ぎマニュアルは、いざ辞める時に慌てて作るものではなく、普段からコツコツ準備しておくべきものだと思うのです。

今回は、そんな引継ぎマニュアルを実際に作ってきた私の体験談をお届けします。

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引継ぎマニュアルは、ワンルックで作成する

これは今から10年以上前のこと。

（時が経つのは速いものです...）

当時の私は経理担当で、業務内容は以下のようなものでした。

・本社と関連会社の仕訳入力

・決算業務（会社によって決算期バラバラ）

・報告資料の作成（フォーマットも各社ごとにバラバラ）

そんな中、「もっとプライベートな時間を大切にしたい」という思いから転職を決意。

でも、その時にふと思ったんです。

「この業務、全部を引き継ぐって、なかなか大変じゃないか？」

そこで私は、誰が見ても、ひと目で流れがつかめるワンルック形式のマニュアル作成に着手しました。

具体的には、以下の手順を踏んでます。

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 3ステップ式、マニュアル作成術

① 全体像が見えるExcelシートを1枚用意

　→ 会社別・業務別にリスト化して、一目で何がどこにあるか

がわかるようにする。

② 業務名・概要を記載し、各業務フォルダへのリンクを貼る

　→ 詳細な手順はフォルダの中に分けて管理する。

③ 各フォルダに「作業手順」を保存

　→ 実際の画面キャプチャや注意点なども書いておくと、より分かりやすくなる。

これ、できれば最初はローカルPC上で作成してくださいね。

会社によっては、「辞める準備してる？」なんて誤解されかねない

ですからね笑

そして最終的に、私の業務は先輩に引き継がれることになったのですが…

その先輩から言われたのが、

「えっ、このマニュアルいつ作ったの？めちゃくちゃ分かりやすいじゃん。」

という一言。

「普段から作っておりました。いつ何があっても大丈夫なように。」と、私は誠意をもってお答えしました。

で、この経験をきっかけに、私はわかりやすいマニュアルづくりに目覚めた

というわけです。

なので、今でも不完全なマニュアルを見ると、つい直したくなってしまうクセがあります。

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マニュアル作成では、抽象 ＞ 具体 を意識する

これはどういうことかというと、

まずはシンプルに全体像から作っていくということです。

そして、各業務の意味や背景、注意点などを書いていくと、相手に伝わりやすいマニュアルになります。

マニュアルというと、どうしても「具体的に書かなきゃ」と思いがちですが、

まずは「抽象的な全体像」を示してから、具体的な手順に落とし込むという流れが大切です。

なぜなら、業務に慣れていない人ほど「全体の流れ」が見えないと混乱するからです。

地図で言うなら、「全体の地形」なしに「交差点の写真」だけ見せられても、どこをどう進めばいいか分かりませんよね？

そこを補うのが、抽象 ＞ 具体 を意識するということだと思います。

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記事まとめ

いかがでしたでしょうか？

今回は、慌てず事前に準備できる引継ぎマニュアルの作成ポイントを

お伝えしました。

これまでのお話をまとめますと、

✅ 引継ぎマニュアルは、普段から準備しておくもの

✅ 「全体像 → フォルダリンク → 手順詳細」の3段階が分かりやすい

✅ 見る人目線で設計することで、スムーズな引継ぎが可能になる

✅ 抽象 ＞ 具体 の流れで作れば、誰にでも伝わる

これは引継ぎだけでなく、業務の属人化解消や、業務効率の改善にもつながる

ことですので、ぜひ意識してみて下さい。

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次回予告

もうあっという間に週末ですね。

週末はメインテーマ以外で、日頃感じていることをゆるく書いていきたいなと

思います。

またサクッと読める1分シリーズでも考えておきます。

ここまで読んでくださりまして、ありがとうございました。