支給素材から迷わない操作手順書を作る5つの確認点

PDFや操作手順書は、内容が正しくても「どの情報を使えばよいか」「完成形は何か」が曖昧だと、確認や修正が増えます。制作を始める前に、次の5点をそろえると迷いの少ない資料になります。

1．支給素材を復唱する

最初に、受け取ったURL、ロゴ、画像、原稿、指定名称、掲載したい注意事項を箇条書きで確認します。使う素材と不足している素材を先に分けることで、認識のずれを防げます。素材の版や更新日も分かる範囲で揃えると、古い画像や文言を混ぜずに進められます。

2．完成形式・ページ数・期限を決める

「A4縦のPDFを8ページ」「編集用データも必要」「何月何日何時まで」と、開いた瞬間に確認できる完成形を先に合わせます。リンクの有無や印刷用・閲覧用の違いもこの段階で確認します。読者が社内担当者か初めて使うお客様かも、見出しや説明量を決める大切な条件です。

3．構成プレビューを共有する

本文を作り込む前に、表紙、目次、手順ページ、注意事項の並びを確認用プレビューで共有します。方向性を早めに確認できるため、後半で大きな組み替えをしにくくなります。

4．番号付き手順と赤枠・矢印で示す

操作は一画面につき一つの行動に分け、番号を付けます。画面画像には赤枠や矢印を置き、見る場所と押す場所がひと目で分かる状態にします。必要に応じて、入力例と注意点を近くに置くと、途中で判断に迷いません。

5．納品前に見え方を検品する

ページ抜け、文字切れ、リンク、画像解像度をPDF出力後に確認します。スマートフォンや印刷でも読みづらくならないかを見直し、必要なら余白や文字サイズを調整します。ファイル名とページ順も最終確認し、受け取った方がすぐ開ける形で渡します。

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