こんにちは、改善コンサルのカイゼンラボです。
このブログでは、現場で感じた「ちょっと気になるムダ」を、ゆるく・具体的に見直すヒントを発信しています。
最近はX（旧Twitter）でもAI関連の話題が毎日のように流れてきますよね。
あれって、確か2023年ごろに一気に浸透した印象があります。ChatGPTをはじめ、便利なツールが次々に登場しました。
私も「もっと早く出てきてくれたらな…」と、何度思ったことか。
ということで今回は、AIがまだ普及していなかった時代に、自動化にチャレンジした"ちょっと悔しい"エピソードをお届けします。
スキャンした大量のPDF…RPAで連続DLしてみたら？
これは3年前の話。
当時、500枚超の書類をスキャンし、社内複合機のスキャンフォルダからPDFを1枚ずつダウンロードするという、なんとも地味でしんどい作業がありました。
作業量にうんざりする反面、「これは自動化できるんじゃ？」と改善魂に火がついたのです。
そのとき私が使ったのが、Microsoftが提供するRPAツール「Power Automate」。
「人の代わりにPC操作をしてくれるソフトウェアロボット」を作れる無料ツールでした。
挑戦は、まずまず順調でした。
複合機のスキャンフォルダに自動アクセスし、該当データを選択するところまでは成功。
しかし…肝心の「保存」ボタンだけが認識しない！
「そこだよ一番大事なのは！」とツッコミながら何度も試行錯誤。
別の方法をひねり出して、何とかダウンロード処理自体は動くようになりました。
……が、次の問題が発生しました。
保存されるPDFのファイル名が全部同じで、次々と上書きされていくんです笑
つまり、500回ダウンロードして、最後に1ファイルだけ残るという悲劇。
あ、でも一応、「連続ダウンロード」はできましたよ？
同じ名前のPDFが、延々とね…。
自動化は「業務工程を知る」最高の学び場
今思い返すと、「ChatGPTさえあれば解決できたのでは？」と思わずにはいられませんでした。
でも当時はまだ登場前。完全に手探りの時代でした。
ただ、ここで得られた学びは大きかったんです。
どこからどこまでが自動化できるのか？
逆に、人の判断が必要なのはどこか？
と、業務工程をひとつひとつ見直す目を持てたのは、何よりの成果でした。
RPAもAIも、「道具」であることに変わりはありません。
使いこなすには、まず自分自身が業務全体を俯瞰する視点を持つことが何より大切なんですよね。
記事まとめ
いかがでしたでしょうか？
今回は失敗談ベースのエピソードでしたが、
「うまくいかなかったからこそ見えること」って意外と多いんです。
ということで、今回のポイントはこちらです👇
✅ 自動化の前に、まず工程を見直す視点を持つ
✅ 動かない原因を試行錯誤する中で、業務理解が深まる
✅ ChatGPTがなかった頃の苦労も、今に活きる財産になる
✅ 成果が出なくても、改善視点で動いたことに意味がある
「失敗は成功のもと」なんて言葉もありますが、
本当に大きいのは、そこから何を学び、どう活かすかだと思います。
そしてそれを前向きに受け止められるのは、
やっぱり“改善思考”のマインドがあるからこそですね。
よろしければ、マインド改善のお手伝いもしますよ笑
次回予告
次回は、「仕訳入力、手打ちでやりますか？CSVインポートで解決！」
についてお届けします。
会計ソフトへの仕訳入力、まさか一行ずつ手打ちしていませんか？
地味に時間がかかるこの作業、10年前にCSVインポートで一気に時短
できたエピソードをご紹介します。
フリーランスや経理関係で悩んでいる方、この方法を試してみて下さい。
ここまで読んでくださり、ありがとうございました。
