こんにちは、改善コンサルのカイゼンラボです。
このブログでは、現場で感じた「ちょっと気になるムダ」を、
ゆるく・具体的に見直していくヒントを発信しています。
最近、本当に紙の書類が減ってきたなと感じます。
いや、紙文化の会社にいすぎたせいかもしれません。
電子契約、電子請求書、eFax（イーファックス）…
IT化が遅れている一部の企業を除けば、これらの電子ツールは
もはや当たり前になりつつあります。
事務作業の負担を軽減し、コストも削減できる。
これは導入しない理由が見当たらないレベルです。
今回は、そんな電子化の流れの中で、まだまだ残っている
“郵送作業”のムダについて、実体験を交えて考えてみたいと思います。
もう封詰めする時代じゃない。電子で送ってラクラクに！
「インフォマート」や「楽楽明細」ってご存じですか？
TVCMで見かけたことがある方も多いかもしれません。
あれって、地味に見えるけど、事務作業に携わる人間からすると
まさに救世主なんです。
特に月末月初の請求書の処理って、本当に大変です。
このような作業が毎月ルーティンで発生します。
データ出力➤印刷➤中身チェック➤三つ折り➤封詰め➤計量
➤切手貼り➤現金用意➤郵便局へ持ち込み…
…これ、やってみると分かりますが、本当に疲れます。
単純作業のわりに工程が多く、集中力も削られ、ミスも起きがち。
しかも「生産性」「創造性」とは真逆の、“無の時間”です。
この作業を当たり前のようにやっている会社さんは、もうそろそろ
厳しいんじゃないかと思います。
もうネット環境が...IT苦手とか言ってる場合じゃないと思います。
で、この無の時間をどうやって改善したのか、次節でお伝え
していきたいと思います。
郵送物100件でヘロヘロ。電子メールで全て解決！
舞台は、例の2年前のK社（←もう仮名をつけました）笑
K社では毎月約100件の請求書を郵送していました。
もともと私はExcelマクロで住所録から封筒の宛名印刷までは自動化
していました。
でも問題は封詰め作業そのものです。
印刷 ➤ 折り ➤ 封詰め ➤ 確認 ➤ 計量 ➤ 切手 ➤ 現金 ➤ 郵便局へGO
この一連の作業、正直3時間はかかりました。
しかも、封筒の中身間違えたり、貼る切手間違えたり…
精神的にも地味に疲弊してました。
そこで、私は上司に「これ、メールで送った方が早くないですか？」と提案。
全取引先がメールアドレスを持っていたため、順次連絡を取り、郵送からメール送付に切り替えました。
さらに、マクロで電子メール送付も自動化しました。
で、結果的にはこんな感じの効果がありました☟
・封詰め1通につき約2分 → 100件で3時間以上の時短
・郵送コスト（1通84円 × 100件） → 8,400円削減
（現在は110円なのでさらに効果大）
・ミス・確認漏れが減り、心理的な負担も激減！
「地味だけど、効果は絶大」な改善でした。
その分コア業務に集中できたのは言うまでもありません。
ちなみに、給与明細も封詰めしてましたが、そこは電子化
できなかったです。
（紙の給与明細がもらいたかったそうな）
郵便の封詰め作業は、時間もコストも奪う
エピソード見ていただくと実感すると思いますが、郵送業務
というのは想像以上に時間とお金を奪う仕事です。
それをネットという電子空間に置き換えるだけで、
・時間短縮
・コスト削減
・精神的ストレス軽減
と、まさに三拍子そろった改善につながります。
そしてなにより、こうした改善は仕組み化されてしまえばずっとラクです。
長期的に見れば、外部システムの導入コストよりも、人件費の方が確実に上回るでしょう。
まずは小さくても、自分の仕事のムダから見直してみませんか？
その積み重ねが、組織の生産性や創造性アップにつながると私は思っています。
記事まとめ
いかがでしたでしょうか？
郵送物を電子化して郵送作業そのものを無くす。
これが今の時代のスタンダードなやり方です。
今でも自宅に紙の郵送物が届くたびに、あの頃を思い出します。
（遠くを見つめている）
...今回のポイントをまとめておきますね。
✅ 郵送作業は時間・労力・コストの三重苦
✅ 100件電子化（メール送付）で3時間・8,000円以上の削減が可能
➤マクロを使えばさらにメール送付作業も時短可能
✅ ムダな工程をなくせば、心理的な負担も減る
✅ まずは身近な業務から、ムダを見直してみる
どうもAIやITは苦手でね...という方は、1度お話をお聞かせください。
私がバシッと改善策を提示します。
次回予告
次回のテーマは「真夏の草刈り作業、社員にやらせますか？外注化を考えたけど...」
についてお届けしたいと思います。
社員にやるべき仕事とやらせない仕事の線引きは、今の時代必須です。
日本の会社の生産性と創造性アップの為にも、一度考え直しましょう。
ここまで読んでくださり、ありがとうございました。
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