こんにちは、改善コンサルのカイゼンラボです。
このブログでは、現場で感じた「ちょっと気になるムダ」を、
ゆるく・具体的に見直していくヒントを発信しています。
ゆるいと言ってるわりには、お堅いテーマが多くなってきました。
それだけ、真剣に書いているということでご容赦ください笑
前回は「ワークマン式しない経営」の例として、「掃除」をテーマ
にお伝えしました。
今回は、さらに多くの方が「あるある！」と共感しやすいテーマ、
“しない会議”について書いてみようと思います。
会社で働いていると、やたらと長い・よくわからない会議に参加させられること、ありませんか？
出席していても、「これって本当に必要なの？」と感じる場面が何度もありますね。
このモヤモヤ感、「ムダな会議（＝しない会議）」をどうすれば「意味のある会議（＝する会議）」に変えられるか、実体験をもとにご紹介します。
しない会議 → する会議 にするためには？
本格的にお堅い展開になってきました。
皆さん、途中離脱しないでくださいね。
「しない会議」とは、極端に言えば“やらなくてもいい会議”です。
たとえば、こんな会議に心当たりはありませんか？
ただの報告会（報告ならメールでよくない？）
出席確認だけの会議（学校かよ！）
目的も背景もない会議（結局、何のための時間？）
こういった会議は、正直言って“会議の姿をした雑談”と化して
しまうことが多いんです。
では、「する会議」＝“意味のある会議”にするには何が必要なのか？
最低限、次の4つは事前に用意したいところです。
・会議の目的
・会議の課題（事前共有）
・会議の時間（制限あり）
・会議のゴール（＝終わったあとにどうなっていたいか）
これらがそろえば、自然と会議の質は上がると思うのです。
とはいえ、これらはよくノウハウ本にのっているような理想論。
現実的には全てクリアになっていることはないので、少しずつ
クリアにしていくしかないんです。
次節以降で、私が改善したエピソード交えて、する会議に変えて
いった様子をお伝えしていきます。
しない会議でウンザリ！私が1点だけ改善したこと
舞台はこれまでとはまた違う会社です。
今まで中小企業メインでしたが、今回は大手企業でのお話です。
こういう場面というのは、大手でも中小でも変わりません。
（組織は人なり、人は人なり）
ムダな業務にはわりと敏感なタチだとは思いますが、これは
大手企業でウンザリした、“しない会議”の実例です。
で、その会議の特徴はというと、まるでつかみどころのない
空気のような感じでした。（失礼！）
具体的には...
・突然、会議の通知が届いて始まる
（こ、心の準備が...）
・目的も背景も何もわからない
（え？これから何が始まるの？）
・ダラダラと時間制限なし
（いつになったら解放されるの？）
・ゴールもアクションも不明
（何がしたいんじゃ...）
...と、まさに「出る意味あるの？」と感じる典型的なパターンでした。
そうかと思うと突然、「カイゼンさんはどう思う？」と急に振られる始末。
このパターンが数回続いたので、少し回答に工夫をしてみました。
意見を聞かれたときに、こんなふうにソフトに伝えてみたんです。
「申し訳ございません。事前に何も知らなかったもので、まだ私の
理解が追いついておりません…。」
もちろん、相手は上司ですから、あくまで丁寧にお伝えしました。
でも、この“遠回しフィードバック”を数回続けているうちに、
少しずつ変化がありました。
Before→Afterがこちら☟
・会議の予約通知が事前に届くようになった
・議題や資料が事前に共有されるようになった
・「今日の課題はこれ」という主旨が伝えられるようになった
・「事前に意見まとめといて」の宿題化
それもあってか、自然とメンバー間で事前に話し合っておく習慣
もでき、発言もだいぶしやすくなりました。
いやもう、ほんとに劇的に変わりました。
以前は1時間を超えることが多かった会議も、30～40分くらい
で収まることが増えるようになりました。
じゃあ、これが“直接的”な改善か？といわれると、いやそうでは
ないかもしれません。
ただ、「空気を変える」という点で、"間接的"に効果があったと
私は思っています。
する会議に必要なのは、「スタート」と「ゴール」
いつもよりダラダラとエピソードが長引いてしまいました。
これこそ、ムダな会議ですね笑
話を戻しますが、会議を「する価値ある時間」に変えるために、
まず大切なのはスタート＝事前準備です。
具体的にはこの4つかなと思います。
✅ファシリテーター（進行役）を誰にするか
✅目的と課題は何か（事前に共有）
✅課題を宿題化しているか（事前に考えさせる）
✅時間の上限を決めているか
そして、ゴール＝着地点も絶対必要です。
「この会議が終わったとき、何が明確になっているべきか？」の視点が欠かせません。
✅意見を出し合う
✅意見を深掘りする
✅意見を統一する
✅次に何をすべきかを共有する
すべてを完璧にやる必要はありませんが、
次回につながる会議であれば、それは立派な“する会議”だと思っています。
記事まとめ
いかがでしたでしょうか？
今回は「ムダな会議」と言われがちな“しない会議”について、
どうすれば「意味ある会議」に変えられるかをお伝えしました。
このテーマ自体、タイクツなもので途中離脱されていないか心配です。
改めて要点をふりかえりますと…
✅ しない会議＝目的・背景・時間・ゴールが不明な会議
✅ する会議＝目的・意見・時間・着地点がフルセット
✅ 会議は「事前準備」と「終了後の状態」がすべて
✅ 小さなフィードバックが、空気を変える第一歩になる
大きな変化は突然生まれるものではありません。
日々、小さな改善を積み重ねていきましょう。
次回予告
次回のテーマは「その郵送作業、ホントに必要？電子化で解決！」
についてお届けしたいと思います。
電子化しないと取引相手からも敬遠されることにもなりますので、
取組む余地ありです。
ここまで読んでくださり、ありがとうございました。
