その郵送作業、ホントに必要?電子化で解決!
こんにちは、改善コンサルのカイゼンラボです。
このブログでは、現場で感じた「ちょっと気になるムダ」を、
ゆるく・具体的に見直していくヒントを発信しています。最近、本当に紙の書類が減ってきたなと感じます。いや、紙文化の会社にいすぎたせいかもしれません。電子契約、電子請求書、eFax(イーファックス)…IT化が遅れている一部の企業を除けば、これらの電子ツールはもはや当たり前になりつつあります。事務作業の負担を軽減し、コストも削減できる。これは導入しない理由が見当たらないレベルです。今回は、そんな電子化の流れの中で、まだまだ残っている“郵送作業”のムダについて、実体験を交えて考えてみたいと思います。もう封詰めする時代じゃない。電子で送ってラクラクに!「インフォマート」や「楽楽明細」ってご存じですか?TVCMで見かけたことがある方も多いかもしれません。あれって、地味に見えるけど、事務作業に携わる人間からするとまさに救世主なんです。特に月末月初の請求書の処理って、本当に大変です。このような作業が毎月ルーティンで発生します。データ出力➤印刷➤中身チェック➤三つ折り➤封詰め➤計量➤切手貼り➤現金用意➤郵便局へ持ち込み……これ、やってみると分かりますが、本当に疲れます。単純作業のわりに工程が多く、集中力も削られ、ミスも起きがち。しかも「生産性」「創造性」とは真逆の、“無の時間”です。この作業を当たり前のようにやっている会社さんは、もうそろそろ厳しいんじゃないかと思います。もうネット環境が...IT苦手とか言ってる場合じゃないと思います。で、この無の時間をどうやって改善したのか、次節でお伝えして
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