返信までに何日かかっていますか。選考スピードが合否を分ける理由

応募が来るようになったのに、内定承諾まで至らない。面接の日程調整まで来て急に連絡が途絶える。そんな相談を受けたとき、まず私が聞くのは「応募が来てから何日目に返信していますか」という質問です。求人票の内容ではなく、ここに原因があるケースを何度も見てきました。

なぜ返信スピードが選考結果を左右するのか

応募者は同時に何社も応募しています。これは中小企業の採用担当があまり意識していない事実です。

- 応募した翌日に別の会社から連絡が来れば、そちらの選考が先に進む

- 返信が遅いと「この会社、対応が雑そうだな」と不安を持たれる

- 選考意欲が一番高いのは応募直後。時間が経つほど熱が冷める

求人票を直して応募が増えても、社内の体制が「数日に1回まとめて返信する」仕組みのままだと、せっかくの応募を他社に取られてしまいます。

今日から変えられる返信の仕組み

- 応募通知をスマホに届くよう設定し、気づいたらすぐ開く

- 「まずは一次返信だけ」でもいい。詳細な日程調整は後でも、受領連絡だけ即日で送る

- 返信テンプレートを3パターンほど用意しておき、毎回ゼロから文章を考えない

- 面接の日程候補は最初から複数提示しておき、やり取りの往復を減らす

- 選考担当が複数いる場合は「誰が何時間以内に返信するか」を社内で決めておく

特別な工夫というより、返信までの時間を短くする仕組みを先に作っておくことが大事です。

返信を翌営業日に変えただけで反応が変わった会社

以前担当した会社では、応募から一次返信まで平均3〜4日かかっていました。担当者が他の業務と兼任していて、応募チェックが後回しになっていたためです。

そこで「応募が来たら、その日のうちに受領連絡だけ送る」というルールに変えました。日程調整は翌営業日でもいいので、まず「見ています」という一言を届ける形です。

すると、それまで面接の日程調整中に連絡が途絶えていた応募者からの返信率が目に見えて落ち着き、選考が最後まで進むケースが増えました。求人票は一切変えていません。変えたのは返信までの時間だけです。

選考がうまく進まない時、原因を求人票や面接の内容だけに探してしまいがちですが、応募から最初の返信までの数日間に、実は一番多くの離脱が起きています。

自社の返信スピード、実際に何日かかっているか数えてみたことはありますか。もし「そういえば把握していない」と思ったら、一度一緒に振り返ってみませんか。応募は来るのに採れない採用を30日で見直すお手伝いもしていますので、お気軽にメッセージください。