返信までにかかった時間、何時間でしたか?

「いい人が応募してきたのに、面接の日程が決まらないまま辞退されました」というご相談、実はよくあります。原因を探っていくと、応募から返信までの時間が丸2日空いていた、というケースがほとんどです。応募者は1社だけに応募しているわけではありません。先に返信が来た会社の面接を先に受けて、そこで決まってしまうことは珍しくないんです。

なぜ返信が遅れると選考に負けるのか

採用担当が専任でいない会社では、応募通知を見るのが1日の終わりになりがちです。日中の業務に追われて、応募メールに気づくのが夜、返信するのは翌日以降、ということもよくあります。

ですが応募者側の感覚は違います。応募した直後は気持ちが一番高い状態で、他社にも同時に応募しているケースがほとんどです。返信が遅いと「この会社、大丈夫かな」「もう他で決めようかな」という気持ちに自然と傾いていきます。採用力や給与条件以前に、スピードだけで差がついてしまうんです。

今日から変えられる返信の仕組み

- 応募通知をスマホのメールやアプリに即届くよう設定する

- 「当日中に一次返信」を社内ルールにする(内容は簡易でOK)

- 定型文を3パターンほど事前に用意しておく

- 面接日程は候補を2〜3つ具体的に提示する(「ご都合の良い日を教えてください」は避ける)

- 担当者が不在の日のために、代理対応できる人を決めておく

特に「候補日を具体的に出す」のは効果が大きいです。応募者側にボールを投げっぱなしにすると、そこで熱量が冷めてしまいます。

返信を24時間以内にしただけで変わった採用結果

これまで担当した企業の中に、応募はそこそこ来るのに面接まで進まない、という会社がありました。求人票を見ても大きな問題はなく、応募者とのやり取りを確認したところ、返信までに平均2〜3日かかっていました。

試しに「応募があったら当日中に一次返信する」というルールだけを決めてもらったところ、翌月には面接確定率が大きく改善しました。内容を作り込んだわけではなく、スピードを変えただけです。採用担当者が1人しかいない会社ほど、この差は大きく出ます。

求人票の中身を整えることはもちろん大切ですが、その先にある「返信スピード」で結果が変わってしまうのは、正直もったいないことだと感じています。

応募が来ても選考が進まない原因は、求人票ではなく対応のスピードにあることも少なくありません。「自社の場合はどうだろう?」と思ったら、お気軽にメッセージください。