採用担当者が社内にいない会社は、何から手をつければいいですか

「人事部なんてありません。採用は総務の私が片手間でやってます」

これ、相談を受けるときに本当によく聞く言葉です。5〜30名くらいの会社だと、むしろ専任がいる方が珍しいくらい。それ自体は全く問題ではないのですが、困るのは「何から始めればいいか分からないまま、とりあえず求人を出す」というパターンです。

なぜ「とりあえず出す」と失敗するのか

採用担当がいない会社は、たいてい以下の順番で詰まります。

- 求人媒体をどれにするか決めるのに時間を使いすぎる

- 求人票の中身をほぼ考えずにテンプレのまま出す

- 応募が来ないまま放置し、気づけば90日経って休止扱い

- 応募が来ても対応が遅れ、他社に取られる

つまり「媒体選び」にエネルギーを使いすぎて、一番大事な「求人票の中身」と「応募後の対応スピード」が後回しになっているんです。これは専任がいないからこそ起きやすい落とし穴です。

まず最初にやるべき5つのこと

1. 求人媒体は1〜2個に絞る。最初から複数運用しようとしない

2. 求人票は「誰が」「何を」「どんな条件で」の3点だけ先に固める

3. 応募が来たら24時間以内に一次返信する仕組みだけ作る

4. 面接日程の候補は先に3つ以上用意しておく

5. 求人は3ヶ月ごとに見直す日をカレンダーに入れておく

難しいことは一つもありません。むしろ「増やす」より「絞る」ことの方が、担当者がいない会社には合っています。

介護施設での実例

以前、介護職の求人を担当していた事務長さんから相談を受けたことがあります。Indeed・engage・ハローワークの3媒体に同時掲載していたのですが、どれも中身は同じテンプレ文のまま。応募対応も「手が空いた時に見る」状態で、返信は早くて3日後でした。

まず媒体をIndeed1本に絞り、職種名を「介護職員」だけのシンプルな表記に整理。応募対応は当日中の一次返信をルール化しただけで、翌月には面接までたどり着く数が増えました。媒体を増やしたわけでも、求人を作り直したわけでもありません。やったのは「絞る」と「早く返す」、この2つだけです。

採用担当者がいない会社ほど、やることを増やすより減らす方がうまくいきます。まずは自社の求人票と応募対応のスピード、この2つだけ見直してみてください。

応募が来ない原因は、媒体ではなく求人票にあるケースも少なくありません。「自社の場合はどうだろう？」と思ったら、お気軽にメッセージください。