Googleフォームは、アンケートやお問い合わせ、申し込みフォームなど、さまざまな場面で使われている便利なツールです。
しかし実際の業務では、フォームを作るだけで終わるわけではありません。
フォームの回答が届いたあとに、次のような作業を手作業で行っている方も多いのではないでしょうか。
・回答内容の確認
・スプレッドシートの整理
・担当者への連絡
・お客様へのメール送信
このような作業は一つ一つは簡単でも、毎日続くと大きな負担になります。
今回は、Googleフォームの手作業を減らし、業務を効率化する方法について紹介します。
Googleフォーム業務でよくある手作業
Googleフォームを使うと回答は自動でスプレッドシートに保存されますが、その後の処理は手作業になっていることが多いです。
例えば次のような作業です。
・フォーム回答の確認
・回答データの整理
・担当者への共有
・お客様への返信メール
・データの集計
特に問い合わせフォームや申込みフォームなどは、回答が増えるほど作業量も増えていきます。
その結果、気づかないうちに業務時間が増えてしまうこともあります。
手作業だと毎日30分〜1時間かかることもある
フォーム業務では、次のような流れで作業しているケースが多いです。
フォーム回答を確認
スプレッドシートを開く
データを整理する
担当者へ共有
メールを送信
この作業を毎日繰り返していると、
1日30分〜1時間ほど時間がかかることもあります。
また、手作業が多いと
・返信忘れ
・入力ミス
・確認漏れ
といったミスも起こりやすくなります。
こうした問題を解決する方法が、業務の自動化です。
GASを使えばGoogleフォーム業務を自動化できる
Googleフォームの業務は、
**GAS（Google Apps Script）**を使うことで自動化できます。
GASはGoogleが提供しているツールで、Googleサービスの操作を自動化することができます。
例えば
・フォーム回答の処理
・スプレッドシートの操作
・メール送信
・通知
などを自動で行うことが可能です。
そのため、今まで手作業で行っていた業務をプログラムで処理することができます。
自動化できる具体例
実際にGASを使うと、次のようなことができます。
フォーム回答を自動整理
フォーム回答が送信された瞬間に、
スプレッドシートのデータを自動で整理できます。
例えば
・不要なデータの削除
・項目ごとの分類
・自動並び替え
などを行うことができます。
担当者への通知を自動化
フォーム回答があったときに、担当者へ自動で通知することも可能です。
例えば
・Gmail
・LINE
・Slack
などへ通知を送ることができます。
これにより、回答を見逃すことを防ぐことができます。
お客様へのメールを自動送信
フォーム回答後に、受付メールを自動送信することも可能です。
例えば
・お問い合わせ受付メール
・申し込み完了メール
・資料案内メール
などを自動送信することで、対応のスピードを上げることができます。
Googleフォーム自動化のメリット
Googleフォームの業務を自動化すると、次のようなメリットがあります。
・作業時間を大きく削減できる
・手作業ミスを防ぐことができる
・業務の効率が上がる
特にフォーム回答が多い業務では、毎日の作業時間を大きく減らすことができます。
今まで手作業で行っていた作業を自動化することで、より重要な業務に時間を使えるようになります。
まとめ
Googleフォームは便利なツールですが、回答後の処理が手作業になっているケースも多いです。
例えば
・回答データの整理
・担当者への通知
・お客様へのメール送信
などは、GASを使うことで自動化できます。
業務の自動化を行うことで、作業時間の削減やミス防止につながります。
ご相談について
もし
・Googleフォーム業務を自動化したい
・スプレッドシート作業を効率化したい
・Excel作業を自動化したい
という方がいましたら、
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業務内容に合わせて、最適な自動化方法をご提案させていただきます。
