— 質問のない記者会見では、広報や営業の文章は作りにくい
AI に文章を書かせようとするとき、つい「うまい指示を書かなければ」と考えがちです。でも実際には、そこで詰まっているとは限りません。
広報や営業の文章がぼやけるとき、問題は言い回しの下手さよりも前にあります。何を伝える文章なのか。
誰のどんな疑問に答える文章なのか。
どこまで説明し、どこからは今回扱わないのか。
そこが整理されないまま AI に頼むと、長いだけで焦点の定まらない文章になりやすいです。
このときに必要なのは、いきなり本文を書くことではありません。
先に FAQ を作ることです。
ここでいう FAQ は、公開用の想定問答集に限りません。
AI と文章を作る前に、「何を問うべきか」を整理するための質問集です。
なぜこの話題を扱うのか。
誰が読むのか。
何が詰まりなのか。
反対意見が出るとしたらどこか。
今回は何を扱わないのか。
こうした問いを先に置くと、AI とのやり取りはかなり安定します。
この感覚は、記者会見にたとえるとわかりやすいです。
質問のない記者会見は、ほとんど成り立ちません。
発表だけして終わるなら、それは一方向の告知です。
記者会見になるのは、何を問われるのか、どこを確かめられるのか、何に答えなければならないのかがあるからです。
広報や営業の文章も同じです。
問いがないまま書くと、言いたいことの羅列になりやすいです。
その結果、「何を見ている人なのか」が伝わらなかったり、最後だけ急に営業っぽくなったりします。
特に、広報と営業は同じ質問では作りにくいです。
広報の文章では、
誰のどんな詰まりを扱うのか。
その問題をどう見立てているのか。
なぜその混乱が起きやすいのか。
そうした問いが重要です。
一方、営業の文章では、
どの段階から相談してよいのか。
要件が固まっていなくてもよいのか。
何を持ち込めば話を始められるのか。
そうした問いが重要になります。
つまり、AI と文章を作る前の打ち合わせとは、
広報なら「問題の見立てを整える FAQ づくり」であり、
営業なら「相談の入口を整える FAQ づくり」だと言えます。
普段、AI への細かな修正として
「初心者向けにしてほしい」
「ここは断定しすぎないでほしい」
「この論点を先に説明してほしい」
と伝えることがあります。
これも実質的には FAQ を足しているのと同じです。
その場しのぎで直しているように見えて、実際には「何を評価したいか」を問いとして補っているわけです。
だからこそ、広報や営業の文章を AI と一緒に作るときは、
本文の前に FAQ を作るほうがよいです。
いきなり「いい感じに書いて」と頼むのではなく、
まず「この文章は何に答えるものか」を揃える。
それだけで、文章の精度はかなり変わります。
要件がまだ固まっていない段階でも大丈夫です。
むしろ固まっていないからこそ、FAQ 的な質問整理から入る意味があります。
文章を書くことそのものより前に、何を問うべきかを一緒に整理する。
そこから始めてよいのだと思います。
