「辞めた人しか分からない」をなくす。引き継ぎ書を1時間で作るコツ

「発注をずっと任せていたスタッフが辞めたら、どこに何をいつ頼んでいたのか、誰も分からなくなった」

小さなお店や事務所では、仕事が「その人の頭の中」にしかないことがよくあります。

今回は、退職や異動の前に、1時間で引き継ぎ書を作るコツをご紹介します。

結論:「やり方」より先に、「いつ・何を・どこに」を書き出す

コツ1:まず「いつ」の一覧を作る(15分)

毎日・毎週・毎月・年に1回、それぞれ何をしているかを書き出します。

・毎日:予約の確認、日報

・毎週:消耗品の発注(金曜)

・毎月:請求書の発行(25日)、シフト作成

・年1回:保健所への届出の更新 など

やり方が分からなくても、「その仕事がある」と分かれば、抜けは防げます。

コツ2:「どこに・誰に」を書く(15分)

発注先、ログインするサイト、連絡する相手、書類の保存場所。

引き継ぎで一番困るのは、やり方よりも「どこにあるか分からない」ことです。

※パスワードは引き継ぎ書に直接書かず、お店で決めた方法で別に管理してください。

コツ3:「やり方」は、話してもらって録音する(20分)

辞める人に、画面を見せながら、または作業しながら話してもらい、スマホで録音します。

書いてもらうより、ずっと早く、細かいコツまで残ります。

コツ4:「困ったときは」を1行ずつ書く(10分)

「発注が届かないときは〇〇に電話」「請求書の金額が合わないときは〇〇を確認」

うまくいかないときの対処が、引き継ぎ書でいちばん役に立つ部分です。

録音したあとが、いちばん大変

コツ3の録音は、そのままでは使えません。聞き直して、手順に並べ直す作業が必要です。

ココナラでは、その音声メモや箇条書きを送っていただくだけで、手順表・よくある質問つきの業務マニュアルに仕上げるサービスを出品しています。Wordで納品するので、次の人が自分で書き足していけます。

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まとめ

・まず「毎日・毎週・毎月・年1回」の仕事を一覧にする

・「どこに・誰に」を書く(パスワードは別管理)

・やり方は、話してもらって録音する

・「困ったときは」を1行ずつ添える

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