ベテランが辞める前に、「その人しか知らないこと」を紙にしておく

「長く働いてくれたスタッフが辞めることになった。仕事のやり方を、誰も全部は知らない」

小さなお店ほど、こうしたことが起きやすくなります。

1人のスタッフが長く担当してきた仕事は、やり方がその人の頭の中にしかないことが多いからです。

今回は、引き継ぎで困らないために、今のうちにできる準備をまとめます。

結論:辞めると決まってからでは遅い。今いるうちに「やり方」を紙にしておく

辞めることが決まってからの引き継ぎは、時間が足りず、大事なことが抜けがちです。

何も決まっていない今のうちに少しずつ紙にしておくと、急に人が抜けても、お店が止まりにくくなります。

準備1:「その人しか知らない仕事」を書き出す

まずは、お店の仕事を思いつくだけ書き出して、「これはあの人しか分からない」というものに印をつけます。

たとえば、発注のタイミング、機械の手入れ、予約の入れ方のコツ、締めの作業などです。

準備2:やっているところを、話してもらう

いきなり文章にしてもらうのは、本人にも負担です。

作業をしながら「何を、どの順番で、どこに気をつけているか」を話してもらい、スマートフォンで録音しておくだけでも、立派な材料になります。

準備3:「やってはいけないこと」も残す

手順だけでなく、「これをすると失敗する」「ここは必ず確認する」といった注意点こそ、経験のある人しか知らないことです。

新しく入った人が、同じ失敗をくり返さずにすみます。

「材料はあっても、まとめる時間がない」ときは

録音や箇条書きのメモは集められても、それを読みやすい手順書にまとめる時間がない、というお店も多いと思います。

ココナラでは、話した音声メモや箇条書きを送っていただくだけで、スタッフがそのまま使える業務マニュアルに仕上げるサービスを出品しています。

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まとめ

・辞めると決まってからの引き継ぎは、大事なことが抜けやすい

・「その人しか知らない仕事」に印をつける

・作業しながら話してもらい、録音しておく

・手順だけでなく「やってはいけないこと」も残す

購入前のご相談は無料です。「この仕事でもマニュアルになる?」という段階でも、お気軽にメッセージください。