年に1回しかやらない作業は、毎年やり方を忘れる。今年の年末に紙にしておく

「去年、このフィルターってどうやって外したっけ」

脚立の上で、スマートフォンを片手に型番を調べる。年末の大掃除は、毎年だいたい同じところで手が止まります。

毎日の作業は、体が覚えています。忘れるのは、年に1回しかやらない作業のほうです。

・大掃除(換気扇、エアコン、シャンプー台の下など、ふだん手が届かないところ)

・年末の締め(在庫の数え方、年内最後の発注日)

・年始の準備(営業案内の貼り替え、予約の受付を始める日)

やる人は毎年ほぼ同じなのに、1年たつと順番も道具も思い出せない。去年の自分に聞けたら早いのに、と思いながら、また一から探すことになります。

終わってから書こうとすると、半分は抜ける

こういう作業は、やっている最中がいちばん書きやすい。

片づけが終わってから思い出して書こうとしても、どこで迷ったかは、もう覚えていません。

だから今年の年末は、「やりながら残す」とだけ決めておきます。

やりながら残す4つ

写真を撮る。

外す前の状態、ねじの位置、使った洗剤のボトル。説明を書くより早く、あとで見ても迷いません。

迷ったところだけ、1行メモする。

「フィルターは下に引いてから手前」のように。全部を書こうとしなくていいです。

かかった時間を書く。

「2人で90分」と分かれば、来年はその日の予約の入れ方から決められます。

困ったことを書く。

「脚立が1つ足りなかった」「洗剤が途中でなくなった」。来年の自分への、いちばん役に立つ申し送りです。

年が明けたら、作業ごとに1枚に

写真とメモは、年明けにフォルダ1つへ集めて、作業ごとに紙1枚にします。

並べるのは、順番・道具・かかった時間・注意すること。

これがあれば、来年の年末は紙を見ながら始められます。担当する人が変わっても同じです。

写真とメモはあるのに、まとめる時間がないときは

年明けは、まとめる時間がいちばんとりにくい時期かもしれません。

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