前回の続きです。
今回はチェックリストの作成方法について話していきます。
まずは、自分が過去にミスをしたことを紙に書き出してみましょう。そしてその紙を読み返し、自分はどんなミスが多いか把握したうえでミスを減らすための工程を把握しチェックリストを作成しましょう。
例えばこんな具合です。
●今回の書類は何について作成するのか確認。
●どんな形でまとめるのか把握。
●書類の作成。
中断する場合は資料のどこのページのどの部分を見ていたか付箋を貼る。
●上から誤字がないか読み上げる。
●下から誤字がないか読み上げる。
●問題がない事が確認できたら提出。
て感じです。このチェックリストのポイントを解説します。
●作業を１工程づつ書く。
チェックリストで作業に幅があると、ここまでやったけどこれが出来ていないとなりがちです。そうなってしまうとミスにつながってしまいます。できるだけ詳細に作りましょう。
●事前に作業の中断をさせられた時の対応策を書く。
やっぱり仕事なのでどうしても他のことにも気を回さなくてはいけない時があったり、作業を中断せざるおえない事があると思います。そんな時を想定して事前に対策を考えてチェックリストに書き出しておきましょう。
●書類の最初から最後まで確認したら最後から最初まで確認する。
書類が完成して誤字がないか確認する際の話ですが、なぜ最後から最初まで確認するかというと、一方向のみだと、ミスに気づけない場合があるので別の方向から確認することによって一回確認した時に気づけなかった誤字に気づきやすいからです。
もし、それでもミスをしてしまった場合は、次回はどう作業すればミスをなくせるか把握して、その作業をチェックに加えましょう。
しかし、急いでいたので作業を飛ばしてしまう。作業を適当に済ませてしまうといった事がありがちです。これは結構自分もやっていました。これに関しては「間違ってるものを提出して、後々それを直さなくてはいけない」と「今時間がかかっても完璧なものを出す」どちらの方がいいか考えましょう。断然後者の方が先のことを考えた時に楽です。
もし、上司からすぐやってほしいと言われた場合、頼まれた時点で自分の力量を考えて「自分はこのくらい時間がかかってしまいます」と事前に報告しましょう。そうすれば別の人に振るか、かかる時間内でやってほしいとなると思います。もっと早く終わらせてほしいと言われても「チェックも含めてなので間違いがあるものを提出してしまう可能性があります」と伝えましょう。そうすれば上司も一回考えるでしょう。
まとめです
チェックリストを作る際は
●作業を１工程づつ書く。
●事前に作業の中断をさせられた時の対応策を書く。
●書類の最初から最後まで確認したら最後から最初まで確認する。
●もし、それでもミスをしてしまった場合は、次回はどう作業すればミスをなくせるか把握して、その作業をチェックに加える。
●上司からすぐやってほしいと言われた場合、頼まれた時点で自分の力量を考えて自分はこのくらい時間がかかってしまいますと事前に報告。
以上になります。
最後まで見ていただきありがとうございました。
