久々の更新となってしまいましたが、今回はマニュアル作成を依頼されるにあたって、よく質問頂く内容を記事化してみることにしました。
この記事は、既存のマニュアルがあって、それをわかりやすく改修する方向けではなく、新規マニュアル作成の依頼を頼まれるにあたって、依頼者様に事前に整理された方がよいことをお伝えしてきます！
１．なぜ、必要か
例えば、誰でも手軽にマニュアル作成できるための、マニュアルを作成するとしましょう。あなたは、そのマニュアルを作って、他の従業員に何を伝えたいですか。単なるマニュアル作成の手順書でしょうか。それとも、マニュアル作成をするにあたって、今現在作り手によって、ファイル形式がバラバラで開くのに時間がかかっていたり、目次が付いているものもあれば、付いていないものもある・・・。ページナンバーがあったりなかったり・・。と何かしらの課題があると思います。その認識のズレをなくすために必要なのかマニュアルだと思いますので、まずは何の課題を抱えているのか箇条書きでも構いません。紙に書いてみるといいと思います。
２．そのマニュアルは誰が使いますか
次に誰が使うのかを定めます。社内の従業員の誰が使うのでしょう。例えば、マニュアル作成をする社員だったとしても、その社員全員できるようにしたいのか、あるいはある程度役職のついている方向けなのか。
その方たちのＩＴツールの操作レベルはどうなのか。
例えばＩＴ業界でパワポを使って社内マニュアルを作成するにあたってのルールをマニュアル化する場合、オブジェクトを使用する場合は、固定してください。だけでいいはずです。逆に、一般企業の事務員が作成する場合、知っている人は知っているかもしれませんが、知らない人は知らないようなことであれば、オブジェクトの固定方法も明記した方が、使用者にとってはマニュアルを見ながら作業がはかどります。このように実際に使用する方のレベルに合わせて作成します。
ただここで、社内でもＩＴに詳しい方、そうでない方と分かれる場合があります。その場合は、レベルを低い方に合わせて作成したほうがいいです。理由は、マニュアルは使われないと意味がないため、操作に疎い方が、何か行うにあたり、いちいち調べないと操作できないようでは、使われなくなってしまうのが想像できます。
３．伝える範囲を決める
ひとえにマニュアル作成を誰でも行えるためのマニュアルを作るとしても、どこまでの情報をそのマニュアルに入れ込む必要があるのか予め決めておいた方が、まとまりやすくなると思います。
4. いつまでに必要か
期限を設ける事で、自ずと実行に移すためのスケジュールも調整しやすいと思います。
５．なんの情報が必要か
ある程度決まったら、そのマニュアルに必要な情報を集めましょう。例えば、何かの操作を記載したマニュアルが必要なのであれば、普段からその業務を行っている方に聞き取りを行い、どのような手順で業務を進めているのか。操作する上で、多くの人が陥るミスはどの操作の部分なのか。予めその操作を行う上で、事前知識は必要なのか。何のツールを使っているのか。いつ・どんなタイミングで、どのくらいの時間をかけて行っているのか。以前は行っていたけど、今は行っていない操作はあるのかなど。現場の方が一番知っていますので、その方々からヒアリングを行った上で、作成メモを書きだしていくのがいいですね。
またその人だけでなく、他の人にも同様に聞き込みを行った上で、メモを作成していくとよいでしょう。人によって認識が違う。操作内容がすっ飛んでることなんかも、ざらにあります。そして操作をすっ飛ばして行っている人がいたら、どうしてなのかも聞いてみてください。隠れた課題が眠っているかも知れません。
とっても簡易的ですが、このように事前に情報整理を行った上でご相談頂けますと、お話もスムーズかと思います。
ご参考にして頂けますと幸いです。
最後までお読みいただきありがとうございました。
