リアル講座やセミナーを運営していて「出欠確認のメールを毎回手動で送っている」「参加者の管理がExcelで煩雑になっている」と感じていませんか。UTAGEのイベント予約機能を使えば、申し込み受付からリマインド配信まで自動で完了します。
イベント予約機能でできること
UTAGEのイベント予約機能は、単発のイベントやリアル講座の参加申し込みを管理するための機能です。具体的には以下のことが自動化できます。
- 申し込みフォームの作成と公開
- 申し込み者一覧の自動管理
- 開催日の14日前から当日までのリマインダ自動配信
- メールとLINEの両方でのリマインド送信
- 申し込み者・未申込者のセグメント分け
特にリマインダ配信は、イベントを作成した時点でテンプレートが自動生成されるため、一から設定する手間がかかりません。
イベント予約の設定手順
1. イベントの作成
上部タブの「イベント予約」からイベントを新規作成します。イベント名、開催場所、日程、開催形式（オンライン・オフライン）を入力します。
2. 日程の追加
イベント内で日程を追加し、開始時刻・終了時刻・会場情報を設定します。オフラインの場合は会場住所の入力が必要です。
3. 申し込みフォームの設定
「申し込み者項目」で、参加者に入力してもらう情報を設定します。名前やメールアドレスは基本として、当日持参物の確認や意気込みなどの自由記述欄も追加できます。
4. リマインダ配信の設定
イベント作成時に自動生成されるリマインダテンプレートを編集します。配信元のアカウント（メールまたはLINE）を選び、送信者名とメールアドレスを設定します。
未回答者へのフォローアップ
講座運営でよくある課題が「申し込みフォームを送ったのに回答してくれない人がいる」という問題です。
UTAGEでは、一斉配信の際に「申し込み済みの人を除外する」という条件設定ができます。これにより、まだ申し込みしていない人だけに「まだお申し込みが完了していないようです」というフォローメッセージを送ることが可能です。
手動で一人ひとり確認して個別連絡する必要がなくなるため、運営の負担が大きく減ります。
複数回の講座を運営する場合
全5回のリアル講座のように、複数回のイベントを管理する場合は、回ごとにイベントを作成します。各回の申し込み状況とリマインドが独立して管理されるため、混乱なく運営できます。
イベント予約の設定でお困りの方へ
イベント予約機能はシンプルに見えますが、リマインダの配信元設定、申し込みフォームの項目設計、未回答者へのフォロー設定など、実際に使いこなすには細かい設定が必要です。
弊社のビデオ通話サポートでは、あなたの講座スケジュールに合わせたイベント予約の設定を一緒に進めます。「出欠管理を自動化して運営を楽にしたい」という方はお気軽にご相談ください。
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