新人教育トレーナー研修118 マニュアル作りのポイント

次にマニュアル作りで留意すべきことです。何を書くべきかが分からないから、マニュアル作りは難しいそうだとか、特別なスキルが必要だとか考えがちです。

１　仕事を進める手順をそのまま書き出す。

　書き出しはとにかく素直に仕事の基本的な進めかたをできるだけ細かく書き出してください。正確に早く楽にやる順番です。そしてどうしてどの順番になっているかという理由や考え方も記録します。その人本人の主観や前職などで持っているノウハウはここには含みません。素人の主観は役に立ちませんし、他の会社のノウハウがそのまま使えるとも限りません。使えるノウハウがあったとしてもまずは今の方法を優先し、様々な関係や状況を理解した上で導入すべきノウハウがあれば新たに取り込んでいくというのが王道です。

２　ちょっとしたコツを見つけたら、それも書いておく。

　仕事を効率よく上手に進めるためにはコツが要ります。ある動作を右手でやるべきか、右手でやるべきかというちょっとした差がコツになることもあります。有意識無能から有意識有能の段階に進むためにはコツを掴むことが不可欠です。ただこのコツは人によって異なります。記録されているコツが増えれば増えるほど、様々なタイプの新人さんに対応できるマニュアルができます。

３　失敗した時はその内容を詳しく記録する。

　失敗については後程詳しく取り上げますが、失敗事例をしっかり記録しておくことで自分はもちろん、他の人が同じことを繰り返す確率を大幅に減らすことができます。失敗したことを記録するのが恥ずかしいなどと言わずに、確実に記録をしてください。

４　イレギュラーな対応があればイレギュラー事例として書き留める。

　仕事にはイレギュラーはつきものです。しかしイレギュラーは偶発的にしか発生せず、同じことが繰り返される保証はありません。イレギュラーは狙って起こせるもんではないので、そのような事例が生じた時はレアケースはマニュアル化する大チャンスです。その時の様子がどのようなものであったかを記録しておくことで組織のトラブル対応力が高まります。　

５　できるだけ写真やイラスト、動画などでビジュアル的に表現する。

　最後のものは少しハードルが高いと感じる人が多いかもしれません。イラストを使うことで写真よりもイメージ委が伝わりやすいことがあります。しかしイラストを描くのが難しければ写真で構いません。文字ばかりのマニュアルは読みづらいので、そのようにはならないように図表を使いましょう。マニュアルを作る方としても、文字だけで全てを表現することは非常に困難です。

毎朝別所に投稿しているものと同じ内容を投稿します。

自前で行う社員研修プログラムの立案のお手伝いをしています。

是非お気軽にご相談ください。