効率の良い仕事・学習のやり方

効率の良い仕事・学習のやり方

効率の良い仕事・学習のやり方

優先順位をつけて仕事や学習を進めると効率的にできるとよく言われています。やるることに優先順位をつける事はとても大切です。しかし、大きな落とし穴があるのをご存知ですか？この記事では仕事や学習を効率的に進めるコツを紹介します！

優先順位をつけるのはとても大切です！

よく言われることで、沢山の人がちょとづつ違った言い方で提唱している事。「優先順位をつけよう！」と言うのがあります。 この方法は、優先順位をつけることで重要な項目を明確にして、重要な項目を優先的に進めるという仕事や学習の進め方です。

闇雲に端から仕事や学習を進めるよりは効率的と言われています。

こうすることで、あまり重要でないことに必要以上に時間を費やさないで済むという効果もあり有効な手段です。

ところで、この方法を実践する際にどの様に優先順位をつけるかが実は大きなポイントです。実は、これは意外に難しくて優先順位が正しくつけられないとこの方法は機能しません。

Nice to have の落とし穴

英語で「nice to have」と言う言葉がよく使われます。これは「あった方が良い」「あったらいいね」と言う意味合いの言葉です。 実は、学習や仕事（ビジネス）を進める際に、誰かにアドバイスを求めたり、やり方を聞くと、「XXX をするといいよ」とか「XXX は効果があるよ」と言うアドバイスを頂く機会が沢山あると思います。多くの人にアドバイスを求めるとこうした項目が沢山あります。

プログラミングの学習をする際に、Javascript だけでなくて、Python とかも勉強した方が良いよとか、ビジネスで集客するときに Facebook をやった方が良いよ、Twitter をやった方がいいよ、メルマガもやった方が良いよなどと色々な場所で、色々な方法を勧められたりした経験がある方は多いのではないかと思います。

こうしたアドバイスの多くは間違っているわけではない場合が殆どです。実際に、「やらないよりはやった方が良い」と言うのは事実です。

ところが、1 日は 24 時間しかありません。これは、上手くやっている人も、上手くできない人も同じです。

どう言うことかと言うと、やる事が多いと「時間が足りなくなる」と言う事実を見落としている場合が実に多くなっています。これが、Nice to have の落とし穴です。 確かにやった方がいいのだけれども、十分な時間が取れないと言う状況に陥てしまうという問題です。

優先順位を考える前にやること！

優先順位の問題に戻ると、優先順位はやる事が多いとつけるのが大変になります。

当たり前ですよね！

そこで、優先順位を考える前に実はやる事があります。 それが、「やる事を減らす」と言う作業です。

いくら優先順位をつけても、使える時間が限られているので出来ない事が出てきます。

しかし、出来ないこと、やらないことの優先順位をつけること自体「無駄」な事です。 そこで、自分の持ち時間でできることに絞った上で優先順位をつけるのがポイントです。

このように言うと、出来ない事は、長期的に考えてスケジュールすれば良いと思われるかもしれません。

ところが、この方法はあまり現実的ではありません。

仕事や学習を進めると、新しいやる事、課題が必ず出てきます。 また問題も発生します。そうすると、優先順位の低い項目は先送りされて結局実行されない場合の方が多くなります。

極端な話をすれば、1 年先にやることに今優先順位を付けることは余り意味がないということになります。

本当に必要な事だけに絞る

そこで、効率よく仕事や学習を進めるための優先順位の付け方は、「本当に必要な事」だけに絞って優先順位を付けるという方法が一番です。

やった方が良い事はやらないと言う判断が必要です。「今やらなければいけない事」だけを選んでやると言う事です。

今やらなくても良いことは、やらなければならなくなった時点でリストに入れれば良いので今のやる事リストからは外します。

ところで、どれくらいのことが 1 日でできると思いますか？

これは仕事や学習する内容や立場によって変わってきます。

学生の場合は、現在学習中の科目・項目をカバーする必要があるので、学校の授業と同じように 1 時間とか 2 時間で時間を区切ると、学校以外で勉強する時間がわかると 1 日で学習可能な科目数が決まります。

やる仕事が作業の場合も、仕事量が決まれば 1 日で処理可能な量はある程度予想できます。

一番難しいのは「考える」仕事や学習の場合です。これは予想が難しくなります。 しかし、一つ言えるのは、沢山のことを切り替えて考えるのは通常は効率が悪くなります。例えば、フルタイムで 1 日 6 時間以上費やせる場合でも、考える項目や範囲はせいぜい３〜４です。 副業や学校の後にやる場合には、通常は１〜２と考えます。そして、１項目の時間は 2 時間程度を上限に考えます。そして、その時間で終わらない場合を想定して時間の配分や優先順位を考えます。

もちろん、１週間毎日考えて結果が出ないことは、そのまま次の週に持ち越して考えても余り変わらない場合が多くなって終わらない仕事になりやすくなります。 その場合は、別のやり方、方向性を探すようにします。あるいは、やらないで済ませる方向を探ります。

仕事の中にはそうした、答えがなかなか見つからない事を時間をかけて解決するという仕事もあります。全ての分野でこの方法が使えるというわけではありませんが、一般的な学習や個人で進めるビジネスに関しては、「先に進める」と言う動きが要求されます。一定時間かけて出来ないことは、直ぐには出来ません。この場合は、別の方法を探すか、できる人に助けてもらうの２択になります。

したがって、「今必要な事」をリストにして、優先順位を設定して仕事を進めるのが効率的に先に進めるコツです。そして、通常は毎週、毎月といった頻度でこのリストを見直してリストから外したり、方向を変えたり、助けを求めたりします。この詳しいやる事リストは、せいぜい１〜2 ヶ月先で十分です。それ以上はざっくりした目標を置いて、目標が近づいてきたら、具体的にやる事リストを作って、本当に今必要な事に絞ったリストで優先順位を付けると言う方法で先に進んでいくのが上手くやるコツです。

まとめ

優先順位を使って仕事や学習を効率的に進めるコツは、「やる事を減らす」事です。優先順位も、本当に必要な事に絞って、今やらなくて良いことを削った上で優先順位を付けるのがコツです。 やる事を探すのではなく、やらなくても良い事を探して、リストから外すのが一番重要です。

やることが多いと言うことは、管理する項目が多いということです。やる事の管理にも時間がかかります。やる事を絞って集中すること（フォーカスすること）が実は、一番大切です。 やる事が多いと集中できません、まずは、集中して仕事や学習ができる環境づくりこそが効率的に仕事や学習を進める秘訣です。