日々のあらゆる作業には、地味に時間がかかるものが意外と多くあります。
それが積み重なると、かなりの時間を取られてしまいます。
そういった作業の一部を、ChatGPTに補助してもらうことができます。
今回は、特別なスキルがなくても試せる簡単な使い方をいくつかご紹介します。
1．文章のたたき台を作ってもらう
問い合わせへの返信や、お礼メール、資料の冒頭文など、
「丁寧な言葉で」「失礼のないように」書かなくてはならない場面では、意外と時間がかかってしまいます。
このようなときは、ChatGPTに「こういう内容で、丁寧なメールを書いてください」と依頼すると、
参考になる文章がすぐに出てきます。
もちろんそのまま使うわけではなく、
自分の言葉に整えたり、細かいニュアンスを調整したりする必要はあります。
ですが、「ゼロから書く」よりもずっと楽になります。
2．表の整理や変換作業の補助
スプレッドシートの中身を整えたり、特定の形式で出力し直したりする作業は、
手作業でやると時間がかかるうえに、ミスも起きがちです。
たとえば以下のような作業をChatGPTに相談することがあります：
「この住所の表記を都道府県・市区町村に分けたい」
「この文章を箇条書きに変換したい」
「重複データをまとめるにはどうすればいいですか」
そのまま実行できるとは限りませんが、関数の提案や処理の手順を教えてくれるので、作業の見通しが立ちやすくなります。
3．定型文やテンプレートの整備に使う
何度も同じような文面を書く業務がある場合、ChatGPTに相談しながらテンプレートを作成するという使い方も便利です。
たとえば：
・お礼メール
・打ち合わせ調整メール
・サービス紹介文
頻繁に書く文章を「こういう場合はこのパターン」「この要素は毎回変わる」という形で整理しておくと、
その後の作業がぐっと楽になります。
ChatGPTは、「〇〇に向けて〇〇のような文章を作ってください」と指示を出すだけで例文をすぐに出してくれます。
注意点：そのまま使わない
便利な反面、生成された文章をそのまま使うことには注意が必要です。
・敬語のニュアンスがやや不自然な場合がある
・日本語として通じるけれど、意味が曖昧な表現もある
・事実関係が間違っていることがある
つまり、「下書き」として活用するにはとても効果的ですが、最終的な確認と調整は人間の役割だということです。
おわりに
ChatGPTは使い方さえ分かれば、日々のちょっとした業務の効率化に非常に役立ちます。
「少しでも楽にする」ための手段として試してみる価値があります。
わからないことがあれば、「こういう作業も補助できますか？」と聞いていただければ、可能な範囲でお力になれます。
お気軽にご相談ください。
📌補足：
・私が使用しているのは有料版ChatGPTです
・無料版（GPT-3.5）でも、基本的なことは試せます
・スマホからでも操作できるので、気になったらまず触ってみてください
