スプレッドシートやエクセル作業、
慣れていても、手間がかかる作業って意外と多いです。
・データの整形
・関数の組み立て
・文言の調整
・複雑な表の見やすさ調整
地味に面倒です。
そんなとき、最近はChatGPTのようなAIツールで、ちょっとした時短やアイデア出しができます。
今回は、「ちょっとだけ作業がラクになる」AI活用の例をいくつかご紹介します。
1．関数の書き方を聞く
「これ、どうやったらできるんだっけ…？」と手が止まる瞬間ってありますよね。
特に、IF関数やVLOOKUPなどの組み合わせは、慣れていないと時間がかかります。
ChatGPTにこんなふうに聞いてみましょう
「A列に売上、B列に目標があります。目標を達成していれば「達成」、していなければ「未達」と表示する関数を教えてください。」
すると、以下のような関数が出てきます。
=IF(A2>=B2, "達成", "未達")
そのまま使うかどうかは別として、考える時間、調べて記事を読む時間が短縮できます。
2．大量のデータを加工するときのアイデア出し
・フルネームの列から姓と名を分けたい
・日付から曜日を抽出したい
・セル内の文を自動で整形したい（例：「●●株式会社→株式会社●●」）
こういった地味な整形は、「やり方を検索する→試す」の繰り返しで地味に時間がかかります。
ChatGPTに聞くと、やりたい処理に合った関数や方法をすぐ提案してくれます。
3．条件付き書式の数式も教えてくれる
「在庫数が10未満なら赤くしたい」などの条件付き書式は、意外と数式を忘れがちです。
ChatGPTに
「C列にある在庫数が10未満のとき、行全体を赤くする条件付き書式の式を教えてください。」
と聞くと、該当の式と使い方まで説明してくれる場合があります。
4．データの要約やカテゴリ分けも手伝ってくれる
大量のメモやアンケート結果など、分類や要約に時間がかかる作業もあります。
そんなとき
「この100行のテキストを、“ポジティブ／ネガティブ”で分類する方法は？」
「商品レビューをもとに、ざっくりカテゴリ分けしたい」
と相談をしてみると、自動化のヒントや補助になる方法を提案してくれます。
注意点と使い方のコツ
・完全な正解が出るとは限りません（内容は必ず確認）
・「こうしたい」が明確なほど、良い提案が返ってきます
・一緒に考えてくれる存在として使うのがちょうど良い距離感です
おわりに
ChatGPTなどのAIツールは、「作業のきっかけ」や「面倒な部分の下処理」に使うだけでも、事務作業のストレスや手間が軽くなります。
すべてをAIに任せる必要はありません。
少しでも楽になれば良いのです。
「これ、ちょっと面倒だけど…」という作業があれば、AIに相談してみるのもおすすめです。
全部やらせるより、ちょっと助けてもらうほうが、続けやすいです。
📬「この作業、楽になりますか？」という相談も受け付けています
特にスプレッドシートやデータ管理など、
「できるけど、できればやりたくない作業」の整理や効率化、得意です。
