不採用通知メールの例文7パターン｜採用担当21年が教える書き方と送るタイミング

不採用通知を書く手が止まる。採用を兼務している方なら、一度は経験があると思います。

落とすと決めたのは自分なのに、いざ文面にしようとすると言葉が出てこない。冷たく響かないか、逆に思わせぶりになっていないか。そう考えているうちに、送信までに何日も経ってしまう。

スタートアップ・中小企業4社で人事を21年担当し、不採用通知を出すのはずっと私の仕事でした。この記事では、実際に送っていた立場から、文面の型と、その前に決めておくべきことをお伝えします。

例文は7パターン、そのままお使いいただける形で載せています。

■ その前に：不採用通知は、送り方で会社の評判が変わる

先に、文面より大事な話をさせてください。

不採用通知は、その会社と応募者の最後の接点です。そしてここでの印象は、意外なところに残ります。

私が理由を伝えないと決めていたのには、はっきりした理由があります。

今後どこで、うちの得意先になるかわからないからです。

きれいごとではなく、実務の判断です。今日不採用にした方が、数年後には取引先の担当者になっているかもしれない。同業に転職して、どこかで名前を聞くかもしれない。採用側は、そこまで現実に想定しています。

だから、落とす連絡ほど丁寧に出す。これが基本です。

■ 落選理由は書かない

不採用の理由は、原則として書きません。書くのは結果だけです。

「今回はご期待に沿えず」で止めます。「経験が不足していたため」「他の候補者と比較した結果」といった具体的な理由は入れません。

理由は2つあります。

1つは前述のとおり、相手との関係が今後どうつながるかわからないこと。もう1つは、理由を書くと必ず反論の余地が生まれることです。「経験不足」と書けば「この経験があれば通ったのか」という問い合わせにつながります。そこに応じる時間は、たいていの採用現場にありません。

冷たいようですが、理由を伏せるのは相手を軽んじているからではありません。むしろ、変に含みを持たせないための配慮です。

■ 出すタイミング：早すぎても遅すぎてもいけない

私は「少し寝かせる派」でした。

面接をやって、その翌日に不採用通知がボーンと届く。受け取る側になって考えると、これはこたえます。「その場で決まっていたのでは」と思わせてしまう。

かといって放置もよくありません。1週間を超えると、応募者の気持ちはもう離れています。他社の選考が進み、そちらで決まってしまうこともあります。

目安としてはこのあたりです。

・書類選考の不採用： 3日〜1週間以内

・面接後の不採用： 2〜3日ほど間を置く

・最終面接後： 3日前後（それ以上待たせない）

これは私の運用で、絶対の正解ではありません。ただ「即日」と「1週間超え」の両方を避ける、という考え方は持っておいて損はないと思います。

■ 送信する時間帯にも気をつける

意外に見落とされるのがここです。

朝8時前に不採用通知が届いた。土曜日に採用停止の連絡が来た。こうしたことは、それだけでSNSに書かれることがあります。文面がどれだけ丁寧でも、届く時間で台無しになります。

平日の日中、できれば10時〜17時のあいだに届くようにしてください。

夜中や休日に作業した場合は、そのまま送らないこと。Gmailなどの送信予約機能を使えば、指定した日時に届けられます。時間帯を管理するだけで、会社の印象は変わります。

■ 段階によって文面を変える

全員に同じ定型文を送っていたわけではありません。

・書類選考で見送った方 → 定型文のまま

・一次面接まで来た方 → 来社（または面談）への御礼を一言足す

・最終面接まで進んだ方 → さらに言葉を厚くする

最終まで進んだ方には、申し訳なかったという気持ちを添えていました。ここまで時間を使ってくださった方に、書類選考と同じ文面を送るのは、やはり違うと思います。

手間はかかりますが、足すのは1〜2行です。

■ 不採用通知の例文7パターン

そのまま使える形で載せます。【　】の部分を置き換えてお使いください。

【1】書類選考の不採用（定型）

件名：選考結果のご連絡／【会社名】

【氏名】様

このたびは、【会社名】【職種名】の求人にご応募いただき、誠にありがとうございました。

慎重に選考を進めてまいりましたが、誠に残念ながら、今回はご期待に沿いかねる結果となりました。

ご応募いただきましたこと、あらためて御礼申し上げます。【氏名】様の今後のご活躍を心よりお祈り申し上げます。

【会社名】採用担当　【担当者名】

【2】一次面接の不採用

件名：面接結果のご連絡／【会社名】

【氏名】様

先日はお忙しいなか、面接のお時間をいただき誠にありがとうございました。

選考の結果、誠に残念ながら、今回はご期待に沿いかねる結果となりました。

貴重なお時間を頂戴しましたこと、重ねて御礼申し上げます。【氏名】様の今後のご活躍を心よりお祈り申し上げます。

【会社名】採用担当　【担当者名】

【3】最終面接の不採用（手厚く）

件名：最終選考の結果につきまして／【会社名】

【氏名】様

先日は最終面接にお越しいただき、誠にありがとうございました。

社内で慎重に検討を重ねてまいりましたが、誠に残念ながら、今回はご期待に沿いかねる結果となりました。

複数回にわたりお時間を割いていただいたにもかかわらず、このようなご連絡となりましたこと、心苦しく思っております。

【氏名】様のこれまでのご経験とお人柄については、選考を通じて十分に伝わっておりました。ご縁がありませんでしたこと、重ねてお詫び申し上げます。

今後のご健勝とご活躍を、心よりお祈り申し上げます。

【会社名】採用担当　【担当者名】

【4】アルバイト・パートの不採用

件名：選考結果のご連絡／【店舗名・会社名】

【氏名】様

このたびは【店舗名】のアルバイト募集にご応募いただき、ありがとうございました。

選考の結果、今回は採用を見送らせていただくこととなりました。

ご応募いただきましたこと、あらためて御礼申し上げます。またご縁がありましたら、どうぞよろしくお願いいたします。

【店舗名】採用担当　【担当者名】

【5】応募多数のため選考しきれなかった場合

件名：選考結果のご連絡／【会社名】

【氏名】様

このたびは【会社名】の求人にご応募いただき、誠にありがとうございました。

今回は多数のご応募をいただき、慎重に選考を進めてまいりましたが、誠に残念ながら、今回はご期待に沿いかねる結果となりました。

ご応募いただきましたこと、あらためて御礼申し上げます。【氏名】様の今後のご活躍をお祈り申し上げます。

【会社名】採用担当　【担当者名】

【6】電話が繋がらなかったときのフォロー

件名：ご連絡いたしました件について／【会社名】

【氏名】様

【会社名】採用担当の【担当者名】と申します。

本日【時刻】頃、選考結果のご連絡でお電話を差し上げましたが、ご不在のようでしたのでメールにて失礼いたします。

慎重に選考を進めてまいりましたが、誠に残念ながら、今回はご期待に沿いかねる結果となりました。

お電話でお伝えできず恐縮ですが、何卒ご了承くださいますようお願い申し上げます。ご応募いただきましたこと、あらためて御礼申し上げます。

【会社名】採用担当　【担当者名】

【7】採用を一時停止するとき

件名：採用選考の一時停止についてのお詫び／【会社名】

【氏名】様

このたびは【会社名】の求人にご応募いただき、誠にありがとうございました。

大変申し訳ございませんが、社内の事情により、当該ポジションの採用活動を一時見合わせることとなりました。

【氏名】様には選考にお時間を頂戴しておりながら、このようなご連絡となりましたこと、深くお詫び申し上げます。

募集を再開する際には、あらためてご連絡を差し上げてもよろしいでしょうか。ご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございません。

【会社名】採用担当　【担当者名】

■ 書かないほうがいい3つの表現

例文とあわせて、避けたい書き方もお伝えします。

1つ目は、具体的な落選理由です。前述のとおり、問い合わせと反論を招きます。

2つ目は、「またの機会に」「ぜひ次回は」といった、次を思わせる表現です。再応募を想定していないのであれば、期待を残す言い方は避けたほうが親切です。

3つ目は、過度な持ち上げです。「大変優秀な方でしたが」と書くと、では何が足りなかったのかという疑問だけが残ります。人柄や経験に触れるなら、最終選考まで進んだ方に限って、簡潔にとどめるのがよいと思います。

■ 不採用通知に返信が来たとき

まれに、応募者から返信が届くことがあります。御礼のメールもあれば、理由を尋ねる内容のこともあります。

御礼への返信は、必須ではありません。返す場合は1〜2行で構いません。

理由を尋ねられた場合も、方針は変えないでください。「選考の詳細についてはお答えいたしかねます」と、丁寧に、しかしはっきりお伝えするのが原則です。ここで個別に理由を説明し始めると、対応の基準が人によって変わってしまいます。

■ 最後に：これは「合わなかった」の通知です

不採用通知を送るとき、自分に言い聞かせていたことがあります。

たまたまうちに合わなかっただけで、その人の人間性を否定しているわけではない。

求人票も自分で書いていたので、その求人を見つけて、時間を割いて応募してくださったこと自体に、こちらが感謝すべきだと思っていました。流れ作業になる日もありましたが、申し訳ないという気持ちと、ありがとうという気持ちは、いつもどこかにありました。

その気持ちが、文面の丁寧さに出ます。そして受け取った側は、それを案外読み取ります。

■ 採用メールの文案集をご用意しています

不採用通知のほかにも、採用のやりとりでは文面に迷う場面が続きます。応募受付、面接日程の調整、前日のリマインド、内定通知、内定辞退への対応、選考途中の辞退——状況ごとに検索していたら、それだけで半日が消えます。

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