採用メールって、何て返せばいいんだろう。
採用担当を兼務していると、こういう場面が必ずやってくる。
書類選考が終わった。でも不合格の連絡、どう書けばいいんだろう。
候補者が途中辞退してきた。どう返すのが正解？
内定を出した後、承諾の返信が来た。お礼は何て書く？
人事専任ではない方が特にそうだと思うが、採用メールの"正解"はどこにも書いていない。
だからネットで「採用メール 不合格 例文」と検索して、出てきた文章の言葉尻を変えて、トーンが合っているか確認して、やっと送る。
その間、本来業務は止まっている。
しかもパターンが多い
採用のやりとりは1種類じゃない。
応募受付
書類選考の合否
面接日程の調整・確定
面接前日のリマインド
一次面接・最終面接の合否
内定通知（迷っている候補者向けと標準版）
内定受諾のお礼
内定辞退が来たとき
選考途中の辞退対応
採用を一時停止するとき
電話が繋がらなかったとき
状況ごとに毎回検索していたら、それだけで半日消える。
その間に候補者は、他社から連絡を受けて気持ちが傾いていく。
採用は、スピードとトーンで決まる部分がある。
メールのやりとりが、入社の決め手になる
これは実際に経験したことだ。
内定を出した候補者から、エージェントを通してこんな感想をもらったことがある。
「人事とのメールのやりとりがスムーズで、この会社なら信用できると思った」
給与でも仕事内容でもなく、メールの対応で入社を決めた、ということだ。
反対に言えば、対応が遅い・文面が事務的すぎる・パターンを使い回しているだけのメールは、候補者に「この会社は丁寧じゃない」という印象を与える。それが離脱につながっていても、送った側は気づかない。
タイミングにも注意が必要
採用メールは「送れば良い」わけではない。
早すぎるのもよくない。不合格通知を即日・翌日に送ると「真剣に検討していない」と受け取られる。
遅すぎるのも問題。1週間を超えると候補者の心は離れている。
さらに、深夜や休日の送信も印象に影響する。
「朝8時前に不合格通知が来た」「土曜に採用停止のメールが来た」──それだけでSNSに書かれることがある。
この文案集では、各メールに推奨送付タイミングと注意事項を記載している。
また、深夜・早朝・休日に作成してしまった場合のために、Gmailの送信予約機能を使った自動化のアドバイスも入れている。時間帯を管理するだけで、会社の印象は変わる。
この文案集で解決できること
人事・HR領域の実務を21年経験した立場から作成した、採用メール文案集17本。
収録内容は以下のとおり。
応募〜書類選考フェーズ（3本）
①応募受付
②書類選考合格・面接案内
③書類選考不合格（丁寧版・簡略版）
面接フェーズ（5本）
④面接日程確定
⑤面接前日リマインド
⑥一次面接合格・二次面接案内
⑦一次面接不合格
⑧最終面接不合格
内定・入社フェーズ（4本）
⑨内定通知（標準版)
⑩内定通知（熱量版）
⑪内定受諾御礼
⑫入社前案内
イレギュラー対応（5本）
⑬内定辞退対応
⑭選考途中辞退対応
⑮面接日程変更依頼
⑯採用一時停止のご連絡
⑰電話不在時フォローメール
各メールには以下を記載している。
推奨送付タイミングと理由
文面設計の意図（なぜこの表現を使うのか）
やってはいけないNGポイント
送信時間帯・曜日の注意事項
こういう方に届いてほしい
採用担当を兼務していて、メール対応に時間を取られている
Indeed・ハローワーク等で自社運用しているが、メールの正解がわからない
候補者の辞退・離脱の理由がわからない
採用担当が自分一人で、誰かに確認できない
専任の人事部門がある大企業向けではなく、少人数で採用を回している方のために作っている。
2,000円で、検索する時間を買い取れる
この文案集の価格は2,000円。
1本あたり約118円で、17パターン全部を手に入れられる。
コピペして会社名と担当者名を入れ替えるだけで送れる。
言葉尻を悩む時間も、トーンが合っているか不安になる時間も、もう必要ない。
採用は、やりとりの総体で決まる。
その「一通」を整える道具として、使ってもらえれば。
コンテンツマーケットのページからすぐにダウンロードできます。
