スプレッドシートで案件や顧客を管理している方へ。
「対応が止まっている案件」「請求していない案件」「足りない書類」を
自動で見つけて、毎朝メールでお知らせする仕組みをお作りします。
■ こんなお悩みはありませんか
・案件が増えて、手が止まっているものを見つけられない
・完了したのに請求を忘れていた、ということがある
・書類が揃っているか、フォルダを1つずつ開いて確認している
・確認作業に毎朝時間を取られている
■ お作りできるもの(例)
・対応が必要な案件の抽出(着手漏れ・放置案件・見積の返答待ち)
・完了したのに請求していない案件の抽出と、未請求額の合計表示
・フォルダ内の書類の過不足チェック
・担当者別・緊急度別の自動仕分け
・毎朝決まった時間に、1通のメールで通知
どこまでを「対応が必要」とみなすか。
その線引きをご相談しながら決めるところから始めます。
ここが仕組みづくりで一番大事な部分だと考えています。
■ 進め方
1. 現在お使いのスプレッドシートの構成と、業務の流れを確認
2. 抽出のルールをご相談しながら決定
3. 仕組みを作成し、テスト用のデータで動作確認
4. 納品。手順書をお渡しします
5. 納品後1週間は、調整のご相談を承ります
■ 大切にしていること
自動化に任せきりにせず、人が確認する場所を必ず残します。
金額や日程など、間違うと困る部分は自動で確定させません。
判定できないものは無理に処理せず、理由を添えて人にお戻しします。
■ 実績
設備工事会社のバックオフィス業務を想定し、
メール受信から案件登録・見積作成・発注照合・請求・日程調整まで、
9つの自動化システムを構築しました。
設計方針とコードはGitHubで公開しています。
https://github.com/Yasu007003-web/construction-backoffice-automation
■ ご用意いただくもの
・現在お使いのGoogleスプレッドシート(または構成が分かる資料)
・どのような状態を「対応が必要」とみなすかのご希望
Googleアカウントがあれば、追加の費用はかかりません。
■ ご注意
・Googleスプレッドシート/Googleドライブを使った業務が対象です
・ExcelやAccessなど、他のソフトは対象外です
・実在のお客様データをお預かりすることはありません。
構成のみを確認し、テストは架空のデータで行います
ご購入前に、以下をご確認ください。
■ ご用意いただきたいもの
・現在お使いのGoogleスプレッドシート、または列構成が分かる資料
・どのような状態を「対応が必要」とみなすかのご希望
(例:完了から何日経過したら請求漏れとみなすか)
スプレッドシートそのものをお見せいただくのが難しい場合は、
列の名前と、どんな値が入るかを教えていただければ進められます。
■ 対応できる範囲
Googleスプレッドシート、Googleドライブ、Gmailを使った業務が対象です。
作成した仕組みは、お客様のGoogleアカウント上で動きます。
月額費用はかかりません。
■ 対応できないこと
・Excel、Access、その他の表計算ソフトを使った仕組み
・Googleアカウントをお持ちでない場合
・ネットワークやサーバーの構築が必要なもの
・会計ソフトや販売管理システムとの直接連携
■ お客様のデータの取り扱いについて
実在のお客様情報や取引データをお預かりすることはありません。
列の構成のみを確認し、動作確認はこちらで用意した架空のデータで行います。
ご自身の環境で実際のデータを使って動かす際は、
社内のルールや取引先との取り決めをご確認ください。
■ 作業の進め方
まずメッセージで、現在の業務とお困りの点をお伺いします。
やり取りの中で、自動化する範囲と判定のルールを決めていきます。
「どこまでを対応が必要とみなすか」の線引きが、この仕組みで最も大事な部分です。
ここはお客様のご判断が必要になりますので、何度かやり取りをさせてください。
■ 納品後について
手順書をお渡しします。
納品後1週間は、動作に関する調整のご相談を承ります。
判定のルールを変えたい場合は、設定を書き換えるだけで済むように作ります。
その方法も手順書に記載します。
■ その他
本業の都合により、ご返信が翌日になる場合があります。
お急ぎの場合は、ご購入前にご相談ください。