案件管理の請求漏れ・書類不足を自動で見つけますます 毎朝のチェック作業を、1通のメールにまとめます イメージ1
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案件管理の請求漏れ・書類不足を自動で見つけますます

毎朝のチェック作業を、1通のメールにまとめます

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お届け日数
10日(予定)

サービス内容

スプレッドシートで案件や顧客を管理している方へ。 「対応が止まっている案件」「請求していない案件」「足りない書類」を 自動で見つけて、毎朝メールでお知らせする仕組みをお作りします。 ■ こんなお悩みはありませんか ・案件が増えて、手が止まっているものを見つけられない ・完了したのに請求を忘れていた、ということがある ・書類が揃っているか、フォルダを1つずつ開いて確認している ・確認作業に毎朝時間を取られている ■ お作りできるもの(例) ・対応が必要な案件の抽出(着手漏れ・放置案件・見積の返答待ち) ・完了したのに請求していない案件の抽出と、未請求額の合計表示 ・フォルダ内の書類の過不足チェック ・担当者別・緊急度別の自動仕分け ・毎朝決まった時間に、1通のメールで通知 どこまでを「対応が必要」とみなすか。 その線引きをご相談しながら決めるところから始めます。 ここが仕組みづくりで一番大事な部分だと考えています。 ■ 進め方 1. 現在お使いのスプレッドシートの構成と、業務の流れを確認 2. 抽出のルールをご相談しながら決定 3. 仕組みを作成し、テスト用のデータで動作確認 4. 納品。手順書をお渡しします 5. 納品後1週間は、調整のご相談を承ります ■ 大切にしていること 自動化に任せきりにせず、人が確認する場所を必ず残します。 金額や日程など、間違うと困る部分は自動で確定させません。 判定できないものは無理に処理せず、理由を添えて人にお戻しします。 ■ 実績 設備工事会社のバックオフィス業務を想定し、 メール受信から案件登録・見積作成・発注照合・請求・日程調整まで、 9つの自動化システムを構築しました。 設計方針とコードはGitHubで公開しています。 https://github.com/Yasu007003-web/construction-backoffice-automation ■ ご用意いただくもの ・現在お使いのGoogleスプレッドシート(または構成が分かる資料) ・どのような状態を「対応が必要」とみなすかのご希望 Googleアカウントがあれば、追加の費用はかかりません。 ■ ご注意 ・Googleスプレッドシート/Googleドライブを使った業務が対象です ・ExcelやAccessなど、他のソフトは対象外です ・実在のお客様データをお預かりすることはありません。  構成のみを確認し、テストは架空のデータで行います

購入にあたってのお願い

ご購入前に、以下をご確認ください。 ■ ご用意いただきたいもの ・現在お使いのGoogleスプレッドシート、または列構成が分かる資料 ・どのような状態を「対応が必要」とみなすかのご希望  (例:完了から何日経過したら請求漏れとみなすか) スプレッドシートそのものをお見せいただくのが難しい場合は、 列の名前と、どんな値が入るかを教えていただければ進められます。 ■ 対応できる範囲 Googleスプレッドシート、Googleドライブ、Gmailを使った業務が対象です。 作成した仕組みは、お客様のGoogleアカウント上で動きます。 月額費用はかかりません。 ■ 対応できないこと ・Excel、Access、その他の表計算ソフトを使った仕組み ・Googleアカウントをお持ちでない場合 ・ネットワークやサーバーの構築が必要なもの ・会計ソフトや販売管理システムとの直接連携 ■ お客様のデータの取り扱いについて 実在のお客様情報や取引データをお預かりすることはありません。 列の構成のみを確認し、動作確認はこちらで用意した架空のデータで行います。 ご自身の環境で実際のデータを使って動かす際は、 社内のルールや取引先との取り決めをご確認ください。 ■ 作業の進め方 まずメッセージで、現在の業務とお困りの点をお伺いします。 やり取りの中で、自動化する範囲と判定のルールを決めていきます。 「どこまでを対応が必要とみなすか」の線引きが、この仕組みで最も大事な部分です。 ここはお客様のご判断が必要になりますので、何度かやり取りをさせてください。 ■ 納品後について 手順書をお渡しします。 納品後1週間は、動作に関する調整のご相談を承ります。 判定のルールを変えたい場合は、設定を書き換えるだけで済むように作ります。 その方法も手順書に記載します。 ■ その他 本業の都合により、ご返信が翌日になる場合があります。 お急ぎの場合は、ご購入前にご相談ください。
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