Gmailに届いた請求書・領収書・発注書・各種資料などの添付ファイルを、条件判定→取得→指定フォルダへの振り分け→ファイル名の自動整形→二重保存防止まで自動化するツールをGAS(Google Apps Script)で作成・納品します。「添付ファイルを保存する」ではなく、「届いた後のファイル整理をなくす」ことが目的です。
【基本パッケージに含まれるもの】
・対象メールの条件判定(件名・送信元・キーワードなど)
・添付ファイルの自動取得
・指定したGoogle Driveフォルダへの自動保存
・決めたルールでのフォルダ振り分け(例:年/月/取引先名ごと)
・ファイル名の自動整形(例:202608_株式会社〇〇_請求書.pdf)
・同じファイルの二重保存防止
・動作テスト
【こんな方におすすめ】
・請求書や領収書などの添付ファイルを、毎回ダウンロードして名前を付けて整理している
・月に何十件も届く添付ファイルの整理に時間を取られている
・経理・バックオフィス業務のファイル管理を自動化したい
※対象は請求書・領収書に限らず、発注書・申込書・報告書・写真・各種PDF資料など、条件で判定できるものであれば柔軟に対応可能です。
【納品までの流れ】
1. ヒアリング(対象メールの条件、フォルダ振り分けのルール、ファイル名のルールなど)
2. スクリプトの作成・テスト
3. 納品、動作確認、簡単な使い方のご説明
【納期】
ご発注から3〜5日程度
【オプション(ご相談で追加可能)】
・保存履歴のスプレッドシート記録(受信日・送信元・件名・ファイル名・Drive URL) +3,000〜5,000円
→ ここまで含めると、Gmail→Drive保存→管理台帳までを一連の仕組みとしてご利用いただけます。
※請求情報の抽出、検索管理機能の実装など、より高度な業務システム化をご希望の場合は、内容に応じて別途お見積もりいたします。
ご購入後、以下の内容についてヒアリングさせていただきます。事前にご準備いただけるとスムーズです。
・Googleアカウント
・対象にしたいメールの条件(件名・送信元・キーワードなど)
・フォルダ振り分けのルール(年/月/取引先名など、ご希望があれば)
・ファイル名のルール(ご希望があれば)
※本サービスは、お客様のGmail・Google Driveへのアクセス権限が必要になります。設定時に承認手順を丁寧にご案内しますので、ご安心ください。
※既存のツールをそのまま使うため、追加のソフト購入等は不要です。