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こんにちは。 小規模事業・個人事業主に向けたITサービス利用のご支援をしています！ ITコーディネータさとよです。本日はVBA（Visual Basic for Applications）についてお話していきたいと思います。VBA（Visual Basic for Applications）とはMicrosoft Officeに含まれるプリケーションソフトの拡張機能で、利用者が簡易的なプログラムを記述して実行することで複雑な処理の自動化などを行うことができるものです。例えばExcelにて伝票を作成して、同じような伝票を複数枚作成しなければいけないときに、売り上げのリストから情報を取得して伝票を作成していくなんてことができます。また、対象システムの作られ方にもよりますが、ブラウザを操作することができるので、あるデータをシステムに入力していくなんてことも自動で行うことが可能です。繰り返し処理をしている作業があれば、人間が行うより早く、そして正確に、長時間でも実行することができるので大きな効率化、生産性向上に役に立つと思います。RPAより実は使い勝手が良いかもしれない。流行の自動化ツールとしてはRPAがありますが、多少プログラミングの経験がある人ならばVBAの方が使い勝手が良い人も多いのではないでしょうか。JavaやC言語と言われるプログラミング言語に比べて、VBAは未経験の人でも習得しやすいと言われている言語のひとつです。RPAはUiPathとかWinActorとかが有名ですが、有名どころのものはライセンス料金も高額となります。その点はMSExcelさえ使える環境があれば、VBAを

Excel作業やCSV集計を自動化したいと思ったとき、意外と最初に悩むのが、「何を伝えればいいのか分からない」 という部分です。 毎月同じCSVを開いて、不要な列を消して、並び替えて、別のExcelに貼り付けて、集計して、グラフや帳票を作る。 やっていること自体は毎回同じなのに、いざ誰かに依頼しようとすると、 「この作業、どう説明すればいいんだろう」 「ファイルを渡せば分かるのかな」 「完成イメージってどこまで用意すればいいんだろう」 と迷う方は多いと思います。 実際、Excel自動化やCSV集計ツールのご相談では、最初から完璧な資料を用意していただく必要はありません。 ただ、いくつかの情報が整理されていると、見積もりもスムーズになりますし、完成後のズレもかなり減らせます。 今回は、Excel自動化を依頼する前に準備しておくとスムーズなものについて、できるだけ分かりやすく整理してみます。 これからExcel作業の自動化を考えている方の参考になれば幸いです。 【1】まずは「今使っているExcelファイル」を用意する 一番大事なのは、現在使っているExcelファイルです。 たとえば、 ・毎月作成している集計表 ・売上管理表 ・在庫管理表 ・請求用の一覧表 ・社内提出用の帳票 ・CSVを貼り付けて加工しているExcel ・マクロが入っている既存ファイル こういったものがあれば、かなり話が進めやすくなります。 「このExcelを毎月作っています」 「最終的にこの形になればOKです」 という完成形が見えるだけで、自動化の方向性がかなり明確になります。 依頼する側としては、細かい仕様書を作

1. 毎月の帳票作成の現実   毎月、同じような帳票をExcelで作っていませんか？   請求書を作る。   報告書に数字を入れる。   確認表を更新する。   納品書を整える。   前月のファイルをコピーして、今月分に直す。   一つひとつは慣れた作業かもしれません。   でも、毎回同じ様式に数字を入れ直す作業は、意外と時間がかかります。   月末や月初にほかの仕事と重なると、確認だけでも負担になります。   2. 手作業で何が起きるか   帳票作成を手作業で続けていると、いくつか困ることがあります。   数字を転記するときに、入力する場所を間違える。   前月の数字が残ったままになる。   行を追加したら、フォーマットが崩れる。   印刷範囲がずれてしまう。   作り方を知っている担当者にしか直せない。   特に請求書や報告書は、間違いがそのまま外部に出ることもあります。   だからこそ、作成後の確認に時間がかかります。   「合っているはず」と思っても、何度も見直す必要があります。    3. 「型」を作るだけで何が変わるか   帳票作成は、毎回ゼロから作る必要はありません。   よく使う形式が決まっているなら、型を作る、テンプレート化することで楽になります。   入力する場所を決める。   自動で反映される場所を分ける。   印刷範囲を整える。   確認しやすい形にする。   これだけでも、毎月の手作業を減らすことにつながります。   「どこに入力すればいいか」が分かるだけで、作業はかなり進めやすくなります。   4. 今あるExcelで型を作れる   高額なシステムを

幸い多少なりとも商品を販売させて頂きました。ご購入頂いた皆様に心から感謝致します。当初は「商品販売」を想定した帳票作成の商品をご紹介していました。しかし実際には様々な業種の方よりお問い合わせやその後ご購入を頂きました。そうしたことはある程度は想定していましたが、予想以上に多業種にでありました。それで、紹介した商品そのままでの販売は皆無でお客様のご要望を聞きつつカスタマイズして納品まで何とかこぎつける事が出来ました。ご購入頂いた皆様が満足してお使いになっているかが少々気にかかります。どのようなプログラムでも同じですが、造り手によってどのようにでも造れます。確立された方法や限界は確かにありますが、その範囲の中で自由に造れるものです。ですから使いやすいもの、そうでないものも出来上がってしまうわけです。ある人にとっては使いやすいが、ある人にとっては使いにくいと感じるものもあり得るのです。そこが造り手にとって悩ましい所です。今現在ベストと感じる作り方が時間とともに非常に恥ずかしいプログラムやソフトウェアだった事は多々あり、プログラムを造った経験のある他の人からも良く聞く話ではあります。ご依頼様が満足する物を提供できるにはどのようにしたらよいか、日々悩む事であり、現在の自分の技術的な習熟度の中で最善のものをご提供できるかが実際のプログラミング以上に悩む事です。現在の自分の方法論がご依頼様にとって最善とは考えていません。ＰＣやExcelにどの程度の知識や理解があるのかでも変わって来ますし、その方の考え方やこれ迄の経験でも変わって来ると思っています。ネット通販等の入力等の方法を観察すると、おお

1. 中小企業ではExcel作業がなくならない現実     毎月同じCSV作業に、1時間以上かけていませんか？     売上集計、データ転記、シフト作成。     丁寧にやるほど時間だけが消えていく作業が、中小企業の現場にはあります。     地方の中小企業、店舗、クリニックなどでは、今でもExcelを使った業務がたくさんあります。     専任のIT担当者がいない会社では、「この作業を何とかしたい」と思っても、どこに相談すればよいか分からないことも多いと思います。      2. 毎月のCSV加工・転記・集計はミスが起きやすい     CSVを開いて、必要な列だけ残す。     別のExcelに貼り付ける。     条件ごとに集計する。     最後に帳票へ転記する。     こうした作業は、一つひとつは難しくなくても、回数が多いと負担になります。     忙しい月末や月初に作業が集中すると、貼り付け位置のズレ、集計範囲の間違い、入力漏れなども起きやすくなります。     確認に時間がかかり、結局「作業時間」だけでなく「見直しの時間」まで増えてしまいます。     3. いきなり大きなシステムを入れる必要はない     Excel作業を減らしたいと思っても、いきなり高額なシステムを入れる必要はありません。     もちろん、大きな仕組みが必要な場合もあります。     でも、毎月困っている作業の中には、今あるExcelを活かして改善できるものも多くあります。     たとえば、毎回同じCSVを加工している。     同じ形式の帳票を作っている。     シフト表を毎月手作業で