急な欠勤への強さは、普段の準備で決まる｜誰が何をできるか把握していますか？

こんにちは！元店長サムです！

急な欠勤が出たとき、「今日はどう回そう」と考えるのは当然です。ただ、そこで初めてスタッフの力量を思い出そうとしても、すぐには判断できないことがあります。

「あの仕事、誰まで任せられたっけ？」

「この人は一人でできたかな」

「ピークでも任せて大丈夫だったかな」

急な欠勤への対応力は、欠勤連絡が来てから作るものではありません。普段から、誰が何をどこまでできるのかを把握しているか。そこが土台になります。今回は、緊急時ではなく、その前の「通常時」に目を向けます。

シフト表だけでは分からないことがある

店長は普段からシフトを見ています。誰が何時から入るのか、ホールは何人でキッチンは何人いるのか。もちろん、それも大切です。

ただ、人数だけ確認していても、そのメンバーで何ができるのかまでは分かりません。たとえば同じ4人勤務でも、ある日は全員が複数のポジションを担当できて、別の日はある仕事をできる人が一人しかいない、ということもあります。人数は同じでも、欠勤への強さは違います。

だから通常時に見ておきたいのは、「何人いるか」より、「誰が何を任せられる状態なのか」です。

「できる・できない」だけでは足りない

スタッフの仕事を把握するとき、

「この仕事はできます」

「これはまだできません」

の2つだけで分けると、実際の営業では少し粗すぎます。たとえば、一人でも安定して任せられる人もいれば、通常時ならできても確認が必要な人、まだ一人では任せられない人もいます。

同じ「経験したことがある人」でも、任せられる範囲は違います。急な欠勤が出たときに重要になるのは、やったことがあるかではなく、その日の営業でどこまで任せられるかです。この違いを普段から分かっていると、欠勤時に考える時間をかなり減らせます。

「この人が休んだら困る」が分かっているか

通常時は問題なく営業できている店でも、実は一人に依存している仕事があることがあります。その人が毎日出勤している間は、特に問題になりません。ところが休んだ瞬間、「これ、他にできる人がいない」と初めて気づく。こうした状態は、営業が順調なときほど見えにくいものです。

一度、「このスタッフが明日休んだら、困る仕事は何だろう」と考えてみると、普段とは違うものが見えてきます。Aさんが休んでも特に問題はないのに対して、Bさんが休むとある時間帯だけ厳しくなり、Cさんが休むと一つの仕事そのものができなくなる、というように影響はそれぞれ違います。

こうして見ていくと、欠勤への弱さが、スタッフの人数ではなく仕事の偏りとして見えてくることがあります。

判断できる人についても確認しておく

普段確認しておきたいのは、作業だけではありません。混雑時に配置を変えられる、新人に指示を出せるといった、そうした判断の役割についても、「誰なら任せられるのか」を把握しておく必要があります。

普段は店長がいるため、問題にならないこともあります。ただ、「店長が別の仕事へ入っている間、誰が判断するのか」まで考えると、店の体制が違って見えることがあります。

一度作ったら終わりではない

スタッフは少しずつ変わります。新人が仕事を覚え、これまで補助が必要だった人が一人でできるようになる一方で、得意なスタッフが退職することもあります。つまり、「誰が何をできるか」という情報は固定ではありません。半年前に作った一覧表が、今も正しいとは限りません。

だから大げさな管理表を作る必要はなくても、「今、この仕事を誰まで任せられるか」を定期的に見直しておくことは大切です。欠勤が起きてから確認するのではなく、普段の変化に合わせて情報を更新しておく。それが緊急時の判断につながります。

欠勤対応の準備は、特別なことではない

「緊急時の準備」と聞くと、特別なマニュアルや訓練を想像するかもしれません。ただ、基本はもっと日常的なことです。誰が何をできるのか、どの仕事をできる人が少ないのかを知っていて、誰にどこまで任せられるかをスタッフの成長に合わせて更新し続けている。これだけでも、急な欠勤が出たときの判断は変わります。

逆に言えば、普段の状態を把握していないまま、欠勤当日だけうまく対応しようとするのは難しいということです。急な欠勤に対応できる魔法の方法はありません。緊急時の強さは、通常時の積み重ねから生まれます。

「対応できた」で終わらせない

そして、実際に欠勤が起きた日は、普段の体制を確認する機会にもなります。

「ここをできる人が少なかった」

「思っていたより任せられる人がいた」

「この時間帯だけ人の組み合わせが弱かった」

そんなことが見えたら、その情報を次に残しておく。それだけでも、次回の判断は速くなります。

今回のテーマは、人材育成そのものではありません。ただ、誰が何をできるかを正確に把握することは、今後どこを強くしていくか考える材料にもなります。

まずは現在地を知ること。それが、急な欠勤に強い店を作る最初の準備です。

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これまで5回にわたり、飲食店の急な欠勤について、「代わり探しだけで判断を止めない」「人数ではなく機能を見る」「店長が穴を埋めたときに別の穴が開かないかを見る」「足す・動かす・減らす・変える」、そして今回の「通常時に誰が何をできるか把握しておく」という考え方を書いてきました。

これらを一つにまとめ、実際に印刷して使えるチェックシートと記入例まで収録した実践ガイドを作成しています。

▶ 急な欠勤対応の考え方と実践シートをまとめた記事はこちら

【飲食店の急な欠勤対応】「代わりがいない」で判断を止めないための15分実践ガイドを作りました

第1回

飲食店で急な欠勤が出たとき、最初に「代わり探し」だけをしてはいけない理由

第2回

「1人足りない」では判断できない｜飲食店の欠勤対応は「人数」より「機能」を見る

第3回

店長が欠勤者の代わりに入ったら、なぜ店が回らなくなることがあるのか

第4回

急な欠勤でも営業を止めないための4つの考え方｜足す・動かす・減らす・変える