飲食店で急な欠勤が出たとき、最初に「代わり探し」だけをしてはいけない理由

こんにちは！元店長サムです！

営業当日の朝や、開店直前。

スタッフから突然、

「すみません。今日、休ませてください」

と連絡が入る。

飲食店で働いていれば、珍しいことではありません。

そんなとき、店長が最初に考えるのは、

「誰か代わりに入れないか」

ではないでしょうか。

私も長く飲食店の現場にいましたから、この動き自体はよく分かります。

シフト表で休みのスタッフを確認し、連絡できそうな相手に電話やLINEで「今日、出られない?」と聞いていく。

多くの店長が、まずこの行動を取ります。

代わりが見つかれば、それで一安心です。

問題は、誰も見つからなかったときです。

返事を待っている間にも、営業は近づいてくる

最初の一人に連絡しても返事がなく、次の人に聞けば「今日は無理です」と返ってくる。

それでもまた別の人へ連絡を重ねる。

気がつけば、店長の頭の中は、

「誰か来られる人はいないか」

でいっぱいになっています。

ところが、開店時間は待ってくれません。

予約のお客様は時間通りにやってきますし、ランチのピークも同じように近づいてきます。

つまり、本当に考えなければならないのは、

「代わりが見つかるかどうか」だけではありません。

誰も来られなかったとして、

今日の営業をどうするのか。

こちらの判断も同時に進める必要があります。

「1人休んだ」だけでは、状況は分からない

急な欠勤が出ると、

「今日は1人少ない」

と考えがちです。

けれど、同じ1人の欠勤でも、営業への影響はまったく違います。

たとえば、休んだスタッフが担当していた仕事を、残っている全員ができるなら、少し配置を変えるだけで済むかもしれません。

反対に、その時間帯で一人しか担当できない仕事を持っていたらどうでしょう。

ドリンクを作れるのがその人だけ、予約状況を見ながら席を調整できるのもその人だけ、というように、他の誰にも代わりが利かない仕事を抱えていることがあります。

この場合、

「1人休んだ」

という情報だけでは足りません。

見るべきなのは、

何人減ったかではなく、何ができなくなるのか

です。

店長が穴を埋めれば解決するとは限らない

「それなら、自分が入ればいい」

と考える店長もいると思います。

もちろん、それで回ることもあります。

ただ、ここにも落とし穴があります。

たとえば、欠勤したキッチンスタッフの代わりに店長が調理へ入ったとします。

作業の穴は埋まりました。

ところがその瞬間、全体を見る人やスタッフへ指示を出す人がいなくなり、トラブルが起きても判断できる人がいない、という状態が起こる場合があります。

つまり、

一つの穴を埋めたことで、別の穴が開く

ことがあります。

だから欠勤対応で見るべきなのは、「誰が代われるか」だけでなく、その人を動かした結果、次に何が足りなくなるのか、まで考えることです。

代わり探しは必要。ただし、それだけにしない

ここまで読むと、

「代わりを探してはいけないのか」

と思うかもしれません。

そうではありません。

出勤できる人がいるなら、もちろん有効です。

大事なのは、

代わり探しだけで判断を止めないこと

です。

誰か来られるならどう動いてもらうか、誰も来られなかったら残っている人で何ができるか。

こうしたことを、代わりの返事を待ちながら並行して考えておく。

それだけでも、欠勤が出たときの混乱は変わります。

欠勤時に見るべきなのは「人数」より「機能」

急な欠勤が出たとき、「1人足りない」だけで考えると、答えは「1人補充する」しかありません。

けれど、「何の機能が欠けたのか」と考えると、選択肢は増えます。

誰かを追加するだけでなく、今いるスタッフの配置を変えたり、その日に必要のない仕事を減らしたりといった選択肢も見えてきます。

代わりを探すことは、その中の一つです。

この違いは小さく見えて、現場ではかなり大きいと思います。

本当に大事なのは、欠勤が出る前

そして、もう一つ大事なことがあります。

急な欠勤が出てから、

「この仕事、誰ができたっけ?」

「この人を動かして大丈夫だったかな?」

と考え始めても、すぐには判断できません。

普段から、誰が何をできるのか、どの仕事が特定の人に集中しているのか。

こうしたことを把握できているかどうかが、緊急時の判断を支えます。

急な欠勤に対応できる魔法の方法はありません。

だからこそ、

欠勤が起きた瞬間だけではなく、普段の準備が大切になります。

まずは、次に急な欠勤が出たとき、

「誰か代わりに入れない?」

と連絡する前後で、

「この人が休むと、何ができなくなるのか」

を一度考えてみてください。

そこから、欠勤対応の見え方が少し変わるかもしれません。

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