【飲食店の急な欠勤対応】「代わりがいない」で判断を止めないための15分実践ガイドを作りました

こんにちは！元店長サムです！

飲食店で働いていると、避けて通れないのが急な欠勤です。

営業当日になって、

「体調が悪くて、今日は休ませてください」

と連絡が入る。

その瞬間、店長の頭に浮かぶのは、

「誰か代わりに入れないか」

ではないでしょうか。

私自身、長く飲食店の現場にいましたから、この感覚はよく分かります。

まず人を探す。

電話する。

連絡する。

返事を待つ。

代わりが見つかれば、ひとまず安心です。

ただ、問題は見つからなかったときです。

代わりのスタッフから返事が来ない。

出られる人もいない。

それでも、開店時間やピークタイムは待ってくれません。

そこで今回、

「飲食店の急な欠勤対応｜15分で営業方針を決める実践ガイド」

を作りました。

「1人足りない」だけでは、実は何も分からない

急な欠勤が出ると、

「今日は1人少ない」

と考えがちです。

ただ、同じ1名の欠勤でも、営業への影響はまったく同じではありません。

たとえば、そのスタッフが担当していた仕事が、残っているスタッフ全員で対応できる仕事なら、大きな配置変更をしなくても済むかもしれません。

反対に、その時間帯で一人しかできない仕事を担当していた人なら、影響はかなり大きくなります。

さらに見落としやすいのが、作業以外の役割です。

店長や責任者は、接客や調理だけをしているわけではありません。

全体を見ながら人を動かしたり、トラブルが起きたときに判断したり、スタッフへ指示を出したりしています。

欠勤したスタッフの代わりに店長が現場へ入り、

「これで1人分埋まった」

と思っても、今度は全体を見る人がいなくなることがあります。

作業の穴を埋めたことで、別の穴が開いてしまうわけです。

だから今回のガイドでは、

「何人足りないか」ではなく、「何の仕事・機能が欠けるのか」

を見ることを基本にしました。

「代わりを探す」以外にも方法はある

もちろん、代わりのスタッフを探すこと自体が悪いわけではありません。

来られる人がいるなら、それも有効な対応です。

ただ、それだけに頼ってしまうと、

「誰も来られない」

となった瞬間に手詰まりになります。

そこでガイドでは、営業を組み直す方法を、

足す・動かす・減らす・変える

の4つに整理しました。

「足す」は、必要な仕事ができる人を追加すること。

「動かす」は、今いるスタッフの担当や配置を組み替えること。

「減らす」は、今日やらなくても営業できる仕事を外すこと。

「変える」は、いつもの営業方法や仕事のやり方そのものを変えることです。

欠勤者が出たからといって、

いつもの営業を、少ない人数でそのまま再現しなければならないわけではありません。

残っている人で何ができるのかを見ながら、その日の営業を組み直していきます。

 15分で「代わりを見つける」ガイドではありません

今回の商品名には「15分」と入れています。

ただし、

15分以内に代わりのスタッフを見つける方法

ではありません。

代わりが見つかるかどうかは、こちらだけでは決められないからです。

目標にしているのは、

欠勤連絡を受けてから15分を目安に、「今日の営業をどうするか」の方針を決めること

です。

代わりが来られるならどうするのか。

来られなかったらどうするのか。

その両方を考えておく。

返事を待っている間、店長の判断まで止めないためのガイドです。

本当に大事なのは、欠勤が起きる前です

このガイドを作りながら、改めて強く感じたことがあります。

それは、

急な欠勤への対応力は、欠勤が起きた日に突然生まれるものではない

ということです。

誰が何をできるのか。

誰なら一人で任せられるのか。

誰なら補助があればできるのか。

特定の人にしかできない仕事はないか。

こうしたことを普段から把握していなければ、欠勤が出た瞬間に適切な配置を考えることはできません。

急な欠勤に対応できる魔法の方法はありません。

だからこそ、普段から自店の人と仕事を見ておく必要があります。

今回のガイドには、そのための「対応可能業務マップ」も入れました。

誰がどの仕事をどこまで担当できるのかを一覧にすることで、

「この仕事はできる人が少ない」

「この判断は店長に集中している」

といったことも見えてきます。

今回の商品は人材育成の教材ではありません。

ただ、こうして普段の体制を整理することは、結果として店舗の弱い部分を知るきっかけにもなると思います。

実際の記入例まで入れました

チェックシートだけ渡されても、

「自分の店なら、何を書けばいいんだろう」

となることがあります。

そこで今回は、シートだけではなく、

小規模カフェ、ラーメン店、居酒屋

の3つのケースを用意しました。

それぞれ、

「何が欠けたのか」

「誰を動かすのか」

「何を減らすのか」

「何を変えるのか」

を考えたうえで、実際の「15分判断チェックシート」にどう記入するのかまで掲載しています。

さらに、通常時に作る「対応可能業務マップ」の記入例や、営業後の振り返り例も収録しました。

考え方だけではなく、

実際に自店舗でどう使うかをイメージできること

を重視しています。

収録している内容

PDFは全19ページです。

急な欠勤時の基本的な考え方から、

「人数ではなく欠ける機能を見る」

「足す・動かす・減らす・変える」

という判断方法、

そして、

通常維持

組み替え営業

通常営業困難

の3段階で営業方針を決める方法までまとめています。

巻末には、必要なページだけ印刷して使えるように、

対応可能業務マップ

欠勤発生時15分判断チェックシート

営業後5分振り返りシート

の3種類を独立して収録しています。

普段は「対応可能業務マップ」を準備しておく。

実際に欠勤が発生したときは「15分判断チェックシート」を使う。

営業後に「振り返りシート」で確認し、必要なら業務マップを更新する。

そんな使い方を想定しています。

「代わりが見つからない」で終わらないために

急な欠勤そのものをなくすことはできません。

スタッフが体調を崩すこともありますし、家庭の事情で突然来られなくなることもあります。

問題は、そのときに店長の判断まで止まってしまうことです。

誰か来られないか。

誰も来られなかったらどうするか。

何を残すか。

何を減らすか。

誰をどこへ動かすか。

そして、自分が現場へ入ったとき、誰が全体を見るのか。

こうした判断を、毎回その場の勘だけに頼らず整理できるようにしたのが今回のガイドです。

「代わりが見つからない」で判断を止めない。

急な欠勤が出たときに、今日の営業をどう成立させるか。

その判断を普段から準備しておきたい店長・店舗責任者の方に使っていただければと思います。

『飲食店の急な欠勤対応｜15分で営業方針を決める実践ガイド』

全19ページ／実践シート3種／3業態のケース・記入例付き

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