引き継ぎの手順書を作る前に用意しておくと進めやすい4つ｜年末の担当交代・休み前に

こんにちは、なおです。手順書・マニュアルを、読む人が迷いにくい形に整えています。

年末は、担当の交代や長い休みの前に「この作業、だれかに引き継げるようにしておきたい」と思う時期です。いざ手順書を作ろうとすると、何から手をつければよいか迷いがちです。

自分で書くときも、だれかに頼むときも、先に次の4つをそろえておくと、進めやすくなります。

【1. 作業の名前を1つに決める】

「月末の締め」「見積書の保存」のように、手順書1つにつき作業を1つにしぼります。2つ以上の作業を1枚にまとめると、読む人がどこからどこまでか迷いやすくなります。

例（架空）：「月末の締め」と「請求書の送付」は、別々の手順書にする

【2. 今あるメモを集める】

きれいな文でなくて大丈夫です。自分用の走り書き、前の担当の人からのメール、手書きのメモの写真。「思いつくまま箇条書き」でも、手順書の元になります。

【3. 読む人を決める】

新しく入った人、パソコンに慣れていない人、次に担当する人（その作業を初めてする人）。読む人によって、書く言葉のくわしさが変わります。

【4. 社内での呼び方を書き出す】

「共有フォルダ」「〇〇システム」「経理の箱」など、ふだん使っている呼び方です。手順書の言葉と、実際に職場で使う言葉がそろっていると、読む人が迷いにくくなります。

【名前やパスワードは消しておく】

メモを人に渡したり、AI に入れたりする前に、人の名前・パスワード・お客さまの情報は消すか「〇〇」に置きかえておきます。パスワードは手順書に書かず、「どこに保管してあるか」と「だれに聞くか」だけを書きます。

【どの作業から書くか迷ったら】

表紙の画像は、定期の作業を一覧にした「引き継ぎ台帳」の架空の見本です。作業ごとに「手順書があるか」を並べておくと、「なし」の作業から順に手順書にしていけます。会社・作業・場所の名前はすべて作り話です。

【4つがそろったら】

あとは「目的・始める前に・手順・うまくいったか・困ったとき」の5つの枠に入れていくと、形にしやすくなります。

【5つの枠の Excel ひな形】

5つの枠に書き込むだけの Excel ひな形（記入例3つ・見直しの点検表つき）を、ココナラのコンテンツマーケットで出しています。

https://coconala.com/contents_market/pictures/cmwa7swr807y46w0iem5mnei5

【整えてほしいときは】

メモや古い手順書を、この5つの枠に整えるお仕事を、ココナラで受けています（通話なし・メッセージだけで進めます）。

https://coconala.com/services/4495543