手順書・マニュアルの書き方｜抜けやすい3つ（始める前に・うまくいったか・困ったとき）

こんにちは、なおです。手順書・マニュアルを、読む人が迷いにくい形に整えています。

年末は、引き継ぎや休み前の準備で「この作業、手順書にしておかないと」と思う時期です。でも、いざ書いてみると、手順だけが並んで「これで合っているのかな」と不安になることがあります。

手順書で抜けやすいのは、次の3つです。

1. 始める前に

作業を始める前に、そろえておく物や、しておくことです。

例：「ファイルを閉じておく」「元のファイルの控えを残しておく」

ここが抜けると、手順の途中で止まりやすくなります。

2. うまくいったか

最後まで終わったとき、何を見れば「できた」と分かるかです。

例：「『見積』フォルダの一覧にファイルが出ていて、開ける」

ここがないと、読む人は終わったあとも不安が残ります。

3. 困ったとき

うまくいかなかったとき、元に戻す方法と、だれに聞くかです。

例：「控えのファイルに戻す」「総務担当に聞く」

聞く相手は、人の名前ではなく役割で書いておくと、人が変わっても使えます。ここがあると、読む人が一人で困り続けなくてすみます。

書くときのコツ

・手順の前に、「目的」（何のための作業か）を1行書く

・手順は番号をつけて、1つの番号に、なるべく1つの動きだけ書く

・元のメモに書いていない所は、決めつけずに「要確認」と書き、確かめる所として残す

表紙の画像は、この5つの枠（目的・始める前に・手順・うまくいったか・困ったとき）で書いた架空の見本です。会社名・作業はすべて作り話です。

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