申込の受付表に「使い方の手順書」を1枚付けておくと、担当が変わっても迷いにくい

こんにちは、なおです。

手順書・マニュアルを、読む人が迷いにくい形に整えています。

Google フォームなどで申込を受けて、スプレッドシートの表で管理している教室やお店は多いと思います。

表そのものはよくできていても、担当の人が変わったり、休みの日に別の人が見たりすると、「どこを見ればいいのか」「だれに連絡するのか」で手が止まりがちです。

そこで、表に1枚だけ「使い方の手順書」を付けておく方法を、架空の料理教室の例でまとめました。

■ 表の色の意味を、手順書の最初に書く

受付表で色を付けている場合は、その意味を言葉で書いておきます。

・灰色：二重の申込

・赤：定員を超えた申込（キャンセル待ち）

・黄色：メールの形がおかしいなど、確かめが必要な申込

色の意味を知らない人でも、手順書を見れば同じように判断しやすくなります。

■ 5つの枠で書く

手順書は、次の5つの枠で書くと抜けにくくなります。

・目的：新しい申込を確かめ、黄色と赤の行の人に連絡する

・始める前に：フォームから自動で入る表なら、表そのものは書き換えない（作り直されるため）。連絡したことは別の「連絡メモ」に書く

・手順：毎朝、どの行を見て、だれに何を伝えるか（灰色の二重の申込には連絡しない）

・うまくいったか：黄色と赤の受付番号が、全部連絡メモにある

・困ったとき：表が動かないときにだれに聞くか

5つの枠のくわしい書き方は、前の記事に書きました。

https://coconala.com/blogs/6361732/843709

■ 「書き換えない」と書いたら、記録の場所も書く

「表は書き換えない」とだけ書くと、連絡したかどうかを残す場所がなくなります。

同じファイルに「連絡メモ」のタブを作るなど、記録を残す場所を手順書に書いておきます。

■ 見本（架空）

いちばん上の画像が、架空の料理教室の見本です。

教室・名前はすべて架空です。

※見本はフォームと表も含めた例です。下の出品は、手順書の部分だけです。

■ 自分で書きたいとき・作ってほしいとき

自分で書きたい方には、5つの枠に書き込むだけの Excel ひな形（記入例3つ・点検表つき）を置いています。

https://coconala.com/contents_market/pictures/cmwa7swr807y46w0iem5mnei5

今お使いの受付表の使い方を、手順書1枚に整えるお仕事も受けています（フォームや表を作る作業は入っていません）。

https://coconala.com/services/4495543

表を人や AI に見せる前に、お客さまの名前と連絡先は消しておきます。