ChatGPTで引き継ぎマニュアルを作るには？「読んでも分からない」を直す例

ChatGPTで引き継ぎマニュアルを作った。文章は整ったのに、後任から「結局、どこを開けばいいですか？」と聞かれる。

そんなときは、文章をもっと丁寧にする前に、作業する場所と、終わったと判断できる状態を書き足してみてください。

今回は「会議資料を保存する」という小さな作業で、書き直し方を紹介します。

■ 「いつもの場所」を、後任も探せる名前に変える

以下は、説明用に作った架空の業務と手順書です。実在企業の運用やAIの実出力ではありません。

【元のメモ】

会議資料をいつものフォルダーに保存し、終わったら担当に連絡する。

このままでは、後任は保存先も、ファイル名も、連絡先も判断できません。

業務担当者に、保存場所・ファイル名・確認方法・連絡先と、困った場合の対応を確認したとします。その回答を反映した完成見本がこちらです。

【書き直した手順書】

1．会議担当者から「内容確認済み」として受け取った、11月9日定例会議のPDFを用意します。

2．社内共有フォルダーの「定例会議」を開き、その中の「2026年11月」を開きます。見つからなければ新しく作らず、会議担当者へ確認します。

3．「20261109_定例会議.pdf」の名前で保存します。同名ファイルがある場合は上書きせず、会議担当者へ確認します。

4．保存先からPDFを開き、11月9日の会議資料であることを確認してから、会議担当者へ社内チャットで完了を伝えます。

完了報告の例：

「11月9日分を、定例会議の2026年11月フォルダーへ保存しました。保存先からPDFを開き、会議日も確認済みです。」

保存場所やファイル名、確認先は、すべて今回の架空設定です。実際の引き継ぎでは、業務担当者に確かめた条件へ置き換えてください。

手順が増えたのは、元の担当者だけが知っていた情報を、後任も使える形にしたからです。

■ AIには、先に「分からない箇所」を見つけてもらう

最初から「分かりやすいマニュアルにして」と頼むと、足りない条件に気づかないまま文章だけが整うことがあります。

まずは、次のような依頼から始めてみてください。

【自作の指示文例】

次の業務メモを、初めて担当する人の立場で読み直してください。

作業を進めるために分からない言葉や、不足している情報を質問の形で挙げてください。

この段階では手順書を完成させず、保存先・担当者・社内ルールを推測しないでください。

業務メモ：［共有してよい内容に置き換えたメモ］

質問への回答がそろったら、その確認済みの内容だけで手順書に整えてもらいます。

OpenAIの公式ガイドでも、指示を具体的にし、必要な背景を伝え、回答を見ながら調整する方法が紹介されています。ただし、具体的に頼んでも、出力の確認は必要です。

実際の社内フォルダー名や担当者名、機密情報を、そのまま外部AIへ入力しないでください。会社の利用ルールに従い、説明用の名前へ置き換えて試しましょう。

■ 説明を足さずに、最初の一手が分かるか確かめる

できた文章は、初めて担当する人の目線で読み返します。

「いつもの」「適切に」「確認する」と書かれた箇所で、何をすればよいか具体的に答えられるでしょうか。

Microsoftの手順書ガイドも、操作する場所を明確にし、作業を完了させる操作まで含めることを勧めています。

必要なら、公開・共有してよい見本画面に印を付けます。文章を増やすより、探す場所が伝わることもあります。

今日は、引き継ぎメモから「いつもの」と書かれた一文を選び、後任が探せる具体的な名前へ書き換えてみてください。分からない部分は、AIに埋めさせる前に業務担当者へ確認しましょう。

■ 自社の仕事に合うAIの使い方を練習したい方へ

「メモはあるけれど、AIへの頼み方から一緒に整理したい」という場合は、公開中のAI実務レッスンをご覧ください。業務を一つ選び、画面共有でAIに任せる手順を作り、使用した指示文と手順を復習メモでお渡しするサービスです。

「引き継ぎ資料を作る作業で、AIにどこまで任せるか練習したい」と、事前に対象業務をお知らせください。業務への当てはめを練習するレッスンとして、扱う資料と対応範囲を事前に確認します。

経営者にChatGPT・Claude実務を教えます

AIに任せる仕事の範囲から考えたい方には、こちらの記事も参考になります。

AIで業務効率化、何から始める？問い合わせ返信で任せる範囲を決める

https://coconala.com/blogs/6352557/838336

参考情報：

OpenAI「Prompt engineering best practices for ChatGPT」

Microsoft Writing Style Guide「Writing step-by-step instructions」

確認日：2026年11月9日

※業務・指示文・手順書は説明用の自作例です。特定AIツールでの実機・効果検証は行っていません。