作業メモをAIで引き継ぎ手順に。「分からないことは埋めないで」も伝える

自分が休む日に、毎週の集計を別の人へお願いしたい。

やっていることは説明できる。

でも、順序立てて引き継ぎ書を書くとなると、手が止まる。

そんなときは、まず箇条書きのメモをAIに渡し、手順の下書きに整理する方法があります。

今回は「毎週の問い合わせ件数を数える仕事」を例にします。

架空のメモを、この記事の作成時にAIで整理した例です。実際の職場での運用確認は含みません。

まずは、普段やっていることを書く

最初から文章を整える必要はありません。

使うファイル、数え方、終わり方を、思いつく順に書き出します。

今回のメモはこちら。

> ・毎週月曜に、前週の問い合わせ件数を集計する。

> ・共有フォルダの「問い合わせ一覧.xlsx」を開く。

> ・受付日が前週の月曜〜日曜の行を数える。

> ・対応済み、未対応のどちらも数える。

> ・同じ人から複数の問い合わせがあっても、1行を1件とする。

> ・件数を「週次報告.xlsx」に転記したら完了。

> ・数が合わないときは担当者Aに聞く。

実際の業務情報を使う場合は、所属先のルールとAIサービスへの入力可否を確認してください。個人情報や機密情報を含むメモは、そのまま貼らず、まずは下のような架空例で試せます。

「手順書にして」に、条件を添える

文章を入力できるAIに、次の指示とメモを貼り付けます。

> 以下の作業メモを、初めて担当する人向けの引き継ぎ手順に整理してください。

>

> ・「作業するタイミング」「使うもの」「番号付きの手順」「確認が必要なこと」に分ける。

> ・対象期間、数え方、例外を省略しない。

> ・メモにない情報は推測で補わず、「要確認」として最後に列挙する。

> ・特に、ファイルの場所、転記先、例外時の判断が具体的か確認する。

> ・手順が確定していない箇所は、そのことが分かるようにする。

>

> 【作業メモ】

> ここにメモを貼り付ける

ポイントは、分からない部分まで完成させようとしないこと。

どこが未確定かも、出力してもらいます。

AIで整理すると、こうなる

以下は、上の指示とメモに沿ってAIが整理した出力例です。

利用するAIや実行時によって、表現や指摘は変わります。

【作業するタイミング】

毎週月曜日。月曜が休業日の場合の扱いは要確認。

【使うもの】

「問い合わせ一覧.xlsx」（共有フォルダ内）と「週次報告.xlsx」。それぞれの具体的な保存場所は要確認。

【手順】

1. 「問い合わせ一覧.xlsx」を開く。

2. 受付日が前週の月曜日〜日曜日に該当する行を確認する。

3. 対応状況にかかわらず、対象の行を1行1件として数える。同じ人の複数行も、それぞれ数える。

4. 件数を「週次報告.xlsx」に転記する。転記するシートとセルは要確認。転記が完了したら作業終了。

【確認が必要なこと】

- 共有フォルダの具体的な場所。

- 転記先のシート名・セル。

- 「数が合わない」とは、何と何を比較した状態か。

- 担当者Aへの連絡方法。

- 月曜が休業日の場合の実施日。

※件数の不一致があった場合は担当者Aに確認する。ただし、不一致の判定方法は未確定。

出てきた「要確認」が、引き継ぎ前に埋めたいところ

今回のメモには、数え方は書いてありました。

一方、どのセルへ転記するかは書いてありません。

「数が合わない」も、本人には通じても、初めて担当する人には比較先が分からない表現です。

ここをAIが勝手に決めると、文章は整っていても、実際のやり方とは違う手順になります。

出力を受け取ったら、元のメモと照らし合わせる。

数え方が落ちていないか、書いていない決まりが足されていないかを見る。

そのうえで「要確認」を埋め、引き継ぐ相手にファイルを開くところから試してもらいます。

全部を一から書こうとせず、まずメモを手順に並べてもらう。

そこで見つかった不足を、実際の仕事に合わせて補う。

引き継ぎ書を書く手が止まっているなら、まずは一つの作業だけ、この順番で試してみてください。

整理や資料づくりを任せたい場合は

「メモはあるけれど、引き継ぎ資料にまとめる時間がない」

「AIで下書きを作ったので、読みやすい資料に整えてほしい」

そうした作業メモや既存資料の整理・資料化もお受けしています。

誰が使う資料なのか、今どこまでできているか、希望納期を、分かる範囲でお知らせください。対応範囲を確認したうえで、お見積もりします。

[資料整理・作成のご相談はこちら]