同じ質問への返信が面倒。過去のメールからAIで返信テンプレートを作る

イベントの準備を進めたいのに、また問い合わせ。

「車で行きたいのですが、駐車場はありますか？」

先週も答えた気がする。

送信済みメールを検索して、前の返事をコピー。宛名を消して、日付を直して……。

一通は短くても、同じことを何度も書くのは手間です。

こういう返信は、過去のメールを材料に、AIで定型文を作れます。

ただし、そのまま「よくある質問にまとめて」と頼む前に、一つ分けておきたいものがあります。

【一度だけの対応を、いつもの案内にしない】

以前、荷物の搬入のために、入口前への一時停車を認めたことがある。

その返信まで混ぜると、AIが「入口前に停車できます」と、誰にでも使う案内へまとめてしまうかもしれません。

過去にそう答えたことと、今も全員に案内できることは別です。

【① 過去の返信と、今のルールを用意する】

まずは、繰り返し届く質問を一つだけ選びます。

今回は駐車場について、架空の例で試します。

⚪︎ 過去の返信

A：「参加者用の駐車場はありません。近隣の有料駐車場をご利用ください。」

B：「今回は搬入のため、入口前に10分だけ停車していただいて構いません。事前に担当者と調整済みです。」

⚪︎ 現在の案内ルール

・参加者用の駐車場はない。

・近隣の有料駐車場の料金は、参加者負担。

・搬入車両の対応は個別に確認する。停車場所や時間を一律には案内しない。

実際のメールを使う場合は、氏名・連絡先・申込番号などを除き、必要な部分だけにします。外部AIへの入力が認められていない情報は使わないでください。

【② AIに「通常の返信」と「個別確認」を分けてもらう】

下の指示文に続けて、①の材料を貼り付けます。

⚪︎ コピー用の指示文

過去の返信と現在の案内ルールをもとに、駐車場について聞かれたときの返信テンプレートを作ってください。

現在のルールを優先し、過去の特別対応を通常の案内に含めないでください。

「そのまま使う通常の返信」と「個別確認が必要な問い合わせ」を分けて出してください。

材料にない駐車場名、空き状況、停車の許可は補わないでください。

⚪︎ 出力例

通常の返信：

お問い合わせありがとうございます。

会場には参加者用の駐車場がありません。お車でお越しの際は、近隣の有料駐車場をご利用ください。駐車料金はご自身でのご負担となります。

個別確認が必要：

搬入のために入口前へ停車したいという問い合わせ。場所や時間を案内する前に、担当者へ確認する。

【保存する前に、ここだけ確認】

・昔の特別対応が、全員への約束になっていないか。

・今は変わった案内が残っていないか。

・質問への答えが、長い挨拶に埋もれていないか。

確認できたら、「駐車場の案内」など、探しやすい名前で保存します。

次からは過去メールを探す代わりに、この定型文を開き、今回の質問に合っているかを見て使います。

最初から全部の問い合わせを整理しなくても大丈夫。

何度も書いている返事を一つ、書き直さずに済む形にするところから始められます。

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【返信文を整理する時間が取れない方へ】

過去の案内文やメモから、よく使う回答と確認が必要な項目を分け、一覧や資料に整理する作業もご相談いただけます。

「返信があちこちに残っていて、まとめるところから頼みたい」という段階でも構いません。資料の量と希望する形を確認し、対応範囲をご案内します。