修正指示がメールとチャットに散らばって、直し漏れが不安。AIで一覧にする方法

え？

チラシを直し終えたところで、チャットに追加の修正。

「申込締切は11月12日でお願いします」

昨日のメールには、11月10日と書いてあったはず。

資料のコメント欄にも、問い合わせ先を消してほしいという指示がある。

「結局、どれを反映すればいい？」

メールを開き、チャットを戻り、資料のコメントを確認する。

修正する時間より、指示を探す時間が長くなってしまう。

こんなときは、指示をAIで一つの一覧にまとめる方法があります。

内容が食い違う部分は、勝手に決めず「要確認」として残します。

以下は、説明用の架空例です。

【① 指示を集め、誰から来たものか添える】

文章だけでなく、日付・連絡手段・担当者も一緒にコピーします。

・10月28日／メール／担当A

「申込締切を11月10日に変更してください。写真は画像Bに差し替えてください。」

・10月29日／チャット／担当B

「申込締切は11月12日でお願いします。」

・10月29日／資料のコメント／担当A

「問い合わせ先の電話番号は削除してください。」

実際の連絡文には個人情報や機密情報が含まれる場合があります。外部AIへ入力してよいかを確認し、試すだけなら上の架空例を使ってください。

【② 一件ずつ分けて、食い違いも拾ってもらう】

次の指示文に、①の内容を続けて貼り付けます。

「以下の修正指示を、一件ずつ一覧にしてください。

・一つの連絡に複数の指示があれば、分けてください。

・各指示に、日付・連絡手段・担当者を添えてください。

・同じ箇所について指示が食い違う場合は、両方を残して『要確認』へ分けてください。

・日付が新しいという理由だけで、どちらかを採用しないでください。

修正指示：

ここに貼り付ける」

【③ 一覧を確認し、迷う箇所だけ聞く】

この記事の作成時に、上の架空例をAIで整理した結果です。

【修正指示の一覧】

・写真を画像Bへ差し替える

出典：10月28日／メール／担当A

・問い合わせ先の電話番号を削除する

出典：10月29日／資料のコメント／担当A

【要確認】

・申込締切が食い違っている

メールの指示：11月10日（10月28日／担当A）

チャットの指示：11月12日（10月29日／担当B）

今回は別の担当者から、違う日付が届いています。

新しい方が正式なのか、担当者同士で合意済みなのかは、この文章だけでは分かりません。

確認するときは、たとえば次のように聞けます。

「申込締切について、10月28日のメールでは11月10日、10月29日のチャットでは11月12日と伺っています。今回はどちらで確定でしょうか？」

返答をもらったら、確定した日付を一覧に追記します。

元の指示と確認結果が残っていれば、あとから見直すときにもたどれます。

作業を始める前には、次の点も確認してください。

・一通の中にある二つ目の指示が抜けていないか

・誰から来た指示かが合っているか

・食い違う内容が、一方だけにまとめられていないか

なお、これはAIへ渡した連絡文の範囲での整理です。集めていない指示まで確認できるわけではありません。

指示を探し直してから、資料を直す。

その繰り返しを減らすために、先に「修正すること」と「確認すること」を分けておく方法です。

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【散らばった依頼文や資料の整理を相談したい方へ】

修正指示が何か所にも分かれていて、一覧にする時間がない。

確認が必要な箇所を、元の連絡へ戻れる形でまとめたい。

そうした依頼文や既存資料の整理は、ココナラからご相談いただけます。資料の量と整理後の使い道を伺い、対応できる範囲をご案内します。

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