人数はわかる。でも、「お弁当は何個？」わからない。申し込みフォームの作り方

午前と午後に分かれた勉強会。

参加者には、希望に応じて昼食のお弁当を用意する。

申込フォームを作り、スマホでも表示できた。

テスト送信も問題なし。

これで案内を出せそうですが、その前にもう一つ。

集まった回答から、お弁当の発注数を数えられるでしょうか。

書いてもらえた。でも、数えにくい

たとえば、申込フォームにこんな質問を置いたとします。

※以下は、1人につき1件申し込む勉強会を想定した架空例です。

「参加時間と昼食の希望をご記入ください」

自由に書ける欄なので、回答もさまざまになります。

- 午前のみ。お弁当はいりません。

- 一日参加します。昼食もお願いします。

- 午後から伺います。

上の二つは読めば分かります。

でも、三つ目の人は昼食を希望しているのか、書き忘れたのか。

回答が増えると、一件ずつ読んで分類し、不明な人へ確認する作業が残ります。

フォームには答えてもらえている。

それでも、発注に使える一覧には、もうひと手間かかるわけです。

数えたいものは、分けて聞いておく

今回なら、参加する時間と昼食の希望を、別の質問にします。

【参加する時間】

午前のみ／午後のみ／終日

【昼食のお弁当】

希望する／希望しない

それぞれ一つ選ぶ形式にし、回答が必要な項目は必須にする。

補足を書いてもらう欄は、その下に分けて置きます。

これなら、参加時間とは別に「お弁当を希望する人」を数えられます。

文章を読みながら、昼食の希望を推測する必要もありません。

自由記述が悪いのではなく、数えたい項目まで自由記述に任せない、ということです。

公開前に、回答するところから発注数を出すところまで

確認するなら、テスト用フォームに、違うパターンの回答を入れてみます。

午前のみで昼食なし。

終日参加で昼食あり。

午後のみで昼食なし。

その回答を一覧にし、「昼食ありは1人」と迷わず数えられるか試す。

名前なども架空の情報を使い、テスト回答は本番の集計に混ぜないようにします。

送信できるかだけでなく、集まったあとに予定の作業ができるかまで確かめる。

案内を出す前なら、質問を直せます。

回答が集まってから一人ずつ聞き直すより、準備の段階で気づけると助かりますね。

申込データの整理や、受付・集計に使うExcel一覧の作成もご相談いただけます。

「最後に何を数えたいか」「何の一覧が必要か」をお知らせください。

[データ整理・リスト作成のご相談はこちら]