14時からの研修。貸し会議室も14時から予約していませんか？

社内研修は、14時から16時まで。

参加者は20人。駅から近い貸し会議室を探している。

候補がいくつか見つかったので、時間料金を見ながら比較する。

このとき、予約する時間も「14時から16時」で考えていないでしょうか。

研修は2時間でも、会場を使うのは2時間では収まらないかもしれません。

最初の参加者が来る前に、何を済ませたいか

受付に名簿を置く。

机に資料を配る。

パソコンをつなぎ、後ろの席からも画面が見えるか確かめる。

講師との打ち合わせもあるなら、参加者より先に入っておきたいところです。

終了後にも、忘れ物の確認や備品の片づけが残ります。

机の配置を変えた場合は、元に戻す必要があるかも確認したいですね。

たとえば、次のように時間を取るとします。

※説明用の架空例です。必要な時間は内容や会場によって異なります。

- 13時〜14時：設営・機材確認・受付準備

- 14時〜16時：研修

- 16時〜16時30分：片づけ・退室

この場合、会場が必要なのは13時から16時30分まで。研修時間とは別に、前後の1時間半が加わります。

「何時間話すか」だけでなく、「何時に入って、何時に出るか」まで決めると、予約する枠が見えてきます。

比べたいのは、必要な時間を確保したときの総額

ここが決まると、会場の比較も変わります。

1時間単位の予約なら、3時間半使いたくても4時間分の予約が必要なのか。

準備や撤収も予約時間に含まれるのか。

プロジェクターやマイクは、表示料金に含まれているのか。

会場ごとに条件を確かめ、同じ使い方をした場合の総額を並べます。

比較表には、時間料金だけでなく、

「入室できる時刻／退室期限／予約する時間数／必要な備品／支払総額」

まで入れておくと、候補を選んだあとに確認し直す箇所を減らせます。

Web上で分からない条件は、推測で埋めずに「要確認」と残しておけば、問い合わせる内容もまとまります。

会場を探す前に、当日の流れを短く書いてみる。

準備と片づけが抜けていないかを見る。

そこから探すと、「安そうな会場」ではなく、「当日の予定で使える会場」を比べやすくなります。

会場候補の調査や、料金・利用条件の比較表づくりもご相談いただけます。

まずは開催予定日、人数、研修の開始・終了時刻、当日行いたいことをお知らせください。

未定の項目は、未定のままで大丈夫です。

[会場リサーチ・情報整理のご相談はこちら]