会社名がバラバラで、重複チェックが面倒。AIで確認する行を絞る方法

Excelの会社リストに、「株式会社」と「（株）」が混ざっている。

数百行を手で直すのは面倒なので、AIにまとめて整えてもらいたい。

そのとき、つい頼みたくなるのが、

「会社名を統一して、重複も消して」です。

でも、表記をそろえることと、同じ相手だと判断することは別の作業。

名前が似ているだけの行まで消してしまうと、あとから確かめにくくなります。

最初は削除せず、修正案と重複の候補だけを出してもらう。

そんな進め方を、架空のリストで試してみます。

今回は、営業所ごとに連絡するための一覧です。

001　株式会社こもれび 東京営業所

002　（株）こもれび 東京営業所

003　株式会社こもれび 大阪営業所

004　こもれび株式会社 東京営業所

001と002は、同じ営業所の表記違いかもしれません。

一方、003は大阪営業所。同じ会社だったとしても、今回は営業所ごとの一覧なので残したい行です。

004は「株式会社」の位置が違います。これも001と同じだと決めず、確認に回します。

AIへ渡す前に、元ファイルは別に残しておきます。各行には上の例のように番号を付け、元の会社名を上書きしない形で始めます。

指示の例はこちらです。

「以下は、営業所ごとに連絡するための会社リストです。

行の削除・統合はせず、行番号と元の表記をすべて残してください。

『（株）』は『株式会社』へ直す案を、別の項目に出してください。営業所名と、『株式会社』が名前の前後どちらにあるかは変えないでください。

重複している可能性のある行は、候補の番号と理由を示してください。会社名だけで同じ相手だと確定せず、確認事項を添えてください。」

この指示に沿って、本記事の作成時にAIで整理した出力の一部です。実在する会社の確認や、業務での運用テストは行っていません。

行番号：002

元の表記：（株）こもれび 東京営業所

修正案：株式会社こもれび 東京営業所

修正理由：「（株）」を「株式会社」へ展開。

重複候補：001

確認事項：同一企業・同一営業所か、公式情報や住所などで確認する。

ここで002は削除しません。

修正案が001と同じ文字列になったことは分かりますが、実際に同じ相手かどうかは、まだ確認していないからです。

使う前には、001から004までの行が全部残っているか、営業所名が消えていないか、004が勝手に001の名前へ直されていないかを見ます。

まずは少ない行で試し、意図した分け方になっているか確かめてから、対象を増やす形です。

なお、実務の顧客リストをそのまま外部AIへ貼り付けないでください。個人情報や機密情報の入力可否を確認し、試すだけなら、上の架空データで十分です。

見た目をそろえたら、行数まで減っていた。

そうならないように、修正案を確認する段階と、削除を決める段階を分けておく。

AIに任せる作業を、最初から全部ひとまとめにしない方法です。

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