会議が終わったのに、誰が何をするか分からない。AIで整理する3つの手順

午後3時、説明会の打ち合わせが終了。

席に戻って案内メールを作ろうとしたところで、手が止まる。

「送るのは私？　田中さん？」

「チラシも作る話だったけど、あれは決まったんだっけ？」

会議中に打ったメモは、画面いっぱいに残っている。

でも、担当者や締切を探すために、また上から読み直すことに。

こんなときは、AIに会議メモを渡して、次の二つに分けてもらう方法があります。

・やること：会議で決まった作業

・確認待ち：まだ決まっていない話

試し方は、次の3手順です。

① 会議メモを用意する

まずは、下の短いメモで試してみてください。

説明用の架空例です。

⚪︎ メモの例

田中「案内メールは、私が金曜までに送ります。」

山田「チラシもあると良さそうですね。」

実際の記録を使う場合は、社内情報や個人情報を外部AIへ入力してよいか、先に確認します。

② 指示文とメモをAIへ送る

次の文章をコピーし、最後に会議メモを貼り付けて送信します。

⚪︎ コピーして使う指示文

「次の会議メモを整理してください。

・決まった作業は『担当者・作業内容・期限』に分けてください。

・提案だけで実施が決まっていない話は、『確認待ち』として分けてください。

・担当者や期限が書かれていなければ、『記載なし』としてください。推測で補わないでください。

会議メモ：

ここに貼り付ける」

③ 出てきた結果を確認する

上の架空メモを、この記事の作成時にAIで整理した例です。

⚪︎ やること

・担当者：田中さん

・作業内容：案内メールを送る

・期限：金曜まで

⚪︎ 確認待ち

・内容：チラシを作るかどうか

・担当者：記載なし

・期限：記載なし

このように分かれていれば、案内メールは田中さんの作業として確認できます。

チラシは、誰かが作り始める前に「今回は作るのか」を確認する話です。

最後に、元のメモと見比べてチェックします。

・山田さんが、勝手にチラシの担当にされていないか

・「あると良さそう」が、「作ることに決定」へ変わっていないか

・元のメモにない締切が追加されていないか

予定に入れるときは、「金曜」が何月何日かも確かめてください。

会議の内容を全部読み返す前に、「やること」と「確認待ち」を分ける。

まずは短いメモから、試せる方法です。

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⚪︎ メモや資料の整理を頼みたい方へ

会議メモは残っているけれど、一覧に整える時間がない。

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そうした既存資料の整理は、ココナラからご相談いただけます。資料の分量と使い道を伺い、対応できる範囲をご案内します。

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