提案書を直したのに、前の取引先の名前が残る。AIで修正漏れを探す方法

前に作った提案書をコピーして、別の取引先向けに修正する。

表紙の会社名を変え、提案日も今日の日付に変更。

PDFにして送ろうとした、そのとき。

「本文に、前の取引先の名前が残ってる……」

そこを直すと、今度は見積もりの有効期限も古いままだと気づく。

結局、最初のページから読み直すことに。

こんな修正漏れの確認には、AIへ「今回の正しい情報」と「確認したい原稿」をセットで渡す方法があります。

「間違いを探して」だけでなく、何と照合するかを先に決めるのがポイントです。

【① 今回の正しい情報をまとめる】

以下は、説明用の架空の提案書です。

まず、確認の基準を短くまとめます。

・提出先：株式会社あおば

・提案日：11月12日

・見積もりの有効期限：11月30日

この情報自体が古いと確認の基準もずれるので、先に正しい内容か確かめておきます。

【② 確認したい原稿を用意する】

原稿の文章をコピーし、どのページか分かるようにします。

今回は、次の部分を確認します。

・1ページ：株式会社あおば 御中／提案日：11月12日

・3ページ：本提案は株式会社ひなた様のご利用を想定しています。

・5ページ：見積もり有効期限：10月31日

・7ページ：過去の取り組みとして、10月に体験会を実施しました。

実際の資料には取引先情報や機密情報が含まれるため、外部AIへの入力可否を確認してください。試すだけなら、この架空例で十分です。

【③ 指示文と一緒にAIへ送る】

次の指示文に、①と②の内容を続けて貼り付けます。

「今回の正しい情報と原稿を照合し、修正が必要そうな箇所を挙げてください。

・ページ番号、原文、修正案、理由を示してください。

・過去の出来事を説明している日付は、今回の日付へ変えないでください。

・判断できない箇所は『要確認』としてください。

・原稿全体は書き換えず、修正候補だけを出してください。

今回の正しい情報：

ここに①を貼り付ける

確認する原稿：

ここに②を貼り付ける」

【④ 修正候補を元の資料で確かめる】

この記事の作成時に、上の架空例をAIで確認した結果です。

・3ページ

原文：株式会社ひなた様

修正案：株式会社あおば様

理由：今回の提出先と異なるため。

・5ページ

原文：10月31日

修正案：11月30日

理由：今回の見積もり有効期限と異なるため。

・7ページ

「10月に体験会を実施」は過去の取り組みの説明なので、今回の日付への変更は不要。

ここで、古い日付を全部まとめて変更しないことも確認できます。

今回の期限は直す。でも、過去の出来事の日付は残す。この区別です。

修正候補を確認したら、元のファイルを直し、最後に出力したPDFも見直します。

・直す前のファイルは残っているか

・修正後の会社名や期限は正しいか

・ヘッダー、フッター、画像内にも古い情報が残っていないか

今回のAI確認は、渡した文章の範囲だけです。資料全体の修正漏れを保証するものではありません。

送る直前に、また全部読み直す。

その前に、確認する基準と修正候補を整理しておく方法です。

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