AIで業務効率化、何から始める？問い合わせ返信で任せる範囲を決める

「会社でもAIを使いたい。でも、何から始めればいい？」

メール、資料、議事録。できそうなことを並べても、自社のどの仕事で試すかが決まらず、止まってしまうことはありませんか。

最初の一歩としておすすめしたいのは、仕事を丸ごと任せる前に、毎回繰り返している作業を分けることです。今回は「問い合わせへの返信」を例に、AIに試す部分と、人が判断する部分を具体化します。

「問い合わせ対応」を、ひとつの仕事として渡さない

問い合わせへの返信には、文章を書く以外にも作業があります。

・相手が何を知りたいのかを読み取る

・価格や対応範囲など、回答の根拠を確認する

・回答できない項目を担当者に確かめる

・返信文を書く

・内容を確認して送る

このうち、まず「確認済みの情報から返信案を作る」部分だけをAIに試す、という始め方が考えられます。価格や約束を決めること、送ってよいかの判断まで、一度に任せる必要はありません。

例えば、こんな問い合わせならどう分けるか

以下は説明用に作った架空の例です。実際の顧客とのやり取りではありません。

【問い合わせ】

「社内向けの説明資料を作りたいです。対応できますか。来週中に受け取れますか。料金も知りたいです」

【担当者が確認できている情報】

・対応しているのは、依頼者が用意した文章をもとにしたスライド制作

・原稿の新規作成は基本範囲に含まない

・料金と納期は、ページ数・原稿・希望内容を確認してから案内する

この場合の分担案は、次のようになります。

AIに試す部分

確認済みの対応範囲を説明し、見積もりに必要な情報を尋ねる返信案を作る。

人が担当する部分

原稿やページ数を確認し、受けられる範囲、料金、納期を判断する。返信内容を確認して送る。

今回、AIに決めさせないこと

「来週中に納品できます」「料金は○円です」と、まだ決まっていない条件を約束すること。

仕事の名前だけでなく、どこまで任せるかが見えると、試す内容も絞れます。

依頼文と、目指す返信の見本

GoogleやAnthropicの公式資料では、AIへの指示に背景・目的・出力形式や条件を具体的に示す考え方が紹介されています。先ほどの分担案なら、次のような依頼文にできます。

【AIへの依頼文】

次の問い合わせに対する返信案を作ってください。

「確認済みの情報」だけを使い、対応できる範囲と、見積もりのために確認したいことを伝えてください。

料金・納期・対応可否が決まっていない部分は約束しないでください。

返信案とは別に、担当者が確認すべき未決事項を示してください。

問い合わせ：

（問い合わせの内容を入れる）

確認済みの情報：

（対応範囲と、回答してよい条件を入れる）

【目指す返信の見本】

お問い合わせありがとうございます。

原稿をご用意いただいたうえでの、説明用スライド制作に対応しています。原稿の新規作成は基本範囲に含まれていません。

料金と納期をご案内するため、予定ページ数、原稿の準備状況、ご希望の受取日をお知らせいただけますか。

内容を確認してから、対応範囲とお見積もりをご案内します。

【担当者に残す確認事項】

・原稿とページ数を確認した後の対応可否

・来週中の納品が可能か

・正式な料金と納期

これはAIの実出力ではなく、自作の完成見本です。試すときは、返信案に未確定の約束が紛れていないかを、担当者が元の情報と照合します。

最初の一回は「作る時間」だけで評価しない

試した後は、下書きができたかに加えて、確認や修正に何が残ったかもメモしてみてください。

例えば、「対応範囲は使えたが、納期を勝手に補った」「質問が多すぎて、自分で絞り直した」といった記録です。確認の負担が大きければ、渡す情報や任せる範囲を見直す材料になります。

今日やることは、繰り返している仕事を一つ選び、「AIに試す部分」と「人が決める部分」を書き分けることです。練習には架空の材料や公開可能な情報を使い、実際の業務情報は会社で認められたツールと入力ルールに従って扱ってください。

メールの下書きへ渡す情報を具体化したい方は、こちらの完成例もご覧ください。

「AIにメールを頼んでも毎回書き直す。依頼前に渡す3つの情報」

AIにメールを頼んでも毎回書き直す。依頼前に渡す3つの情報

自社の仕事で、AIの使い方を一緒に試したい方へ

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参考情報

・Google ドキュメント エディタ ヘルプ「Learn about prompts for Gemini in Docs, Sheets, Slides, Vids & Forms」

・Anthropic／Claude Platform Docs「Prompting best practices」

最終確認日：2026年11月2日

※業務の分け方・問い合わせ・依頼文・返信文は説明用の自作例です。特定AIツールでの実機検証や、業務上の効果検証は行っていません。サムネイルはAI生成のイメージです。