毎日同じ問い合わせに返信している個人事業主がAIの下書きで探す手間を減らす方法

料金や納期の質問に毎回同じ文章を打っている

料金や納期やサービス内容など、似た質問が届くたびに過去のメールを探して文章を整えて返信している。ひとりで仕事をしていると、この小さな作業も全部自分に戻ってきます。

この記事ではよくある質問と正しい回答を一覧にして、AIに返信の下書きを作ってもらう始め方を紹介します。最初から自動で送信する形にはしません。担当者が内容を確認できる範囲で試します。

返信の手間は文字を打つ時間だけではない

返信にかかる時間には、以前の回答を探す時間も含まれます。今の料金が合っているかを確かめる時間もあります。今回だけの条件を確認する時間もあります。

詳しい人がいる日はすぐ返せても、いない日は返信が止まる。そんな状態なら、まず回答の置き場所を一つにするところからです。メールの検索窓が社内の物知り担当になる前に整理しておきたいところです。

返信に使っている時間を数えてみる

仮に1件5分の対応が1日5件あり、月に20日続くとします。合計は500分で約8時間20分です。これは説明用の計算で、実際の対応時間や削減効果ではありません。

確認や個別の対応は残ります。それでも毎回同じ回答を探す手間が減るかどうかは、測ってみないと分かりません。まず数件の返信で探す時間と書く時間と確認する時間を分けて記録してください。

正しい回答だけをAIに渡す

用意するのは「質問」「承認済みの回答」「更新日」の3列の一覧です。AIはこの一覧を見ながら、届いた問い合わせに合わせて返信の下書きを整えます。

一覧にない質問には無理に答えさせず、確認待ちにします。特別な値引きや納期の約束は人が判断します。僕が始めるなら、営業時間のように内容が変わりにくい質問から入れます。

Beforeは次の流れです。

・問い合わせを読む

・過去の回答を探す

・文章を書く

・確認して送信する

Afterは次の流れです。

・問い合わせを読む

・一覧をもとにAIが下書きを作る

・担当者が確認して修正して送信する

変わるのは回答を探して文章にする部分だけです。確認の工程をなくすことは目標にしません。事実に合っているか今回の相手に合っているかは、最後に人が読み直します。

10件の質問で試す手順

1. よく来る質問を10件選び、正しい回答を一覧にします。

2. 名前や連絡先を除いた練習用の質問を用意します。

3. 利用できるAIのチャットに一覧と質問を渡します。

4. 出てきた下書きを元の回答と見比べます。

AIへの指示は次のように書きます。

「以下のFAQだけを根拠に丁寧な返信案を作ってください。FAQにない内容は推測せず確認が必要と記載してください。料金と納期と条件は変更しないでください。」

試す質問は3種類を1つずつ用意します。通常の質問と条件が変わる質問と、一覧にない質問です。仕事の情報を入力する前に、利用するサービスの規約と社内のルールも確認してください。

一覧づくりや設定が手間なら頼める

試してみると、回答の一覧を整える作業やAIが一覧だけを見て答える設定にする作業に手間がかかると分かります。この部分は他の仕事の合間に進めるのが大変です。

そういう時はココナラの出品「専用AIエージェント」(20,000円)で依頼できます。あなたの仕事に合わせた専用のAIを作る内容です。何を答えさせて何を人に回すかを決めるところから相談できます。

https://coconala.com/services/4321131

まずは質問を10件集めて、回答がばらばらになっていないかを見てみてください。それだけでもAIに任せたい部分と人が判断する部分が見えてきます🌱