見積書を作るたびに前のファイルを探す手間を減らす入力の整え方

見積書を作る前にかかっているひと仕事

金額も条件も決まっているのに前の案件のファイルを探します。宛名を書き換えて項目を直します。送る直前に別の会社名が残っていないかを確認します。こうした準備に時間がかかっている個人事業主や小さな会社は多いと思います。

この記事では見積書の作成を三つに分けて考えます。入力する部分と文章を整える部分と計算する部分です。AIには文章の下書きを任せます。金額の計算には決めた式を使います。ココナラで制作を頼むか迷っている方にも、頼む前に自分で試せる手順としてお読みいただけます。

前の案件が残ったまま送ってしまう原因

過去のファイルは便利です。ただ古い条件や備考までそのまま持ってきてしまいます。担当者ごとに書式が違うと何を直すべきかも分かりにくくなります。

「最新版」「最新版2」「本当の最新版」と増えていくファイル名はよくある光景です。ファイル名だけで管理するのは限界があります。そこで先に、ひな形と案件ごとに変える項目を分けて考えてみます。

毎月繰り返している入力の時間を測る

準備に1件20分かかり月に12件あるとします。合計は240分で4時間です。これは説明のための仮の数字です。皆さんの業務で同じ時間がかかるとは限りません。

宛名の入力に何分かかるか。項目の説明に何分か。計算と確認に何分か。この三つを実際に測ると改善する場所を選べます。金額を考える時間まで一律に減らせるとは考えない方がよさそうです。

文章と計算の役割を分ける

最初に入力する欄を決めます。宛名・作業項目・数量・単価・納期・支払条件の六つです。入力先は手元の表でもフォームでも構いません。

AIに頼むのは作業内容の説明や備考の文章案です。数量と単価の計算は表の数式などで行います。税や金額や契約条件は担当者が確認します。フォームと書類を自動でつなぐには別途連携の設定が必要です。

手動で試す段階では入力欄からひな形への転記も担当者が行います。同じ情報を何度も書く部分が見えてから連携を検討すると無駄がありません。

一つの書式で試す手順

流れは次のとおりです。

1. よく使う見積書の書式を一つ選びます。

2. 固定の項目と案件ごとに変わる項目に分けます。

3. 架空の案件で入力と出力を照合します。

4. AIには説明文だけを整えてもらいます。

AIへの指示例です。

「以下の作業項目を見積書に載せる説明文に整えてください。数量・金額・納期・対応範囲は変更せず記載のない作業は追加しないでください。」

最後に宛名と数量と単価と合計と条件を元の入力と照合します。実際の取引先の情報をAIへ渡す前には利用規約や社内ルールを確認してください。

転記と集計が手間なら自動化を頼むこともできます

自分で試してみて入力欄の整理までは進んだものの、表への転記や集計の自動化は難しいと感じる場合があります。その部分は出品されている自動化のサービスを使うこともできます。

スプレッドシートの転記と集計の自動化では、手作業で繰り返している入力や集計を整理して自動で動く形にします。こういう時に頼めます。

・入力欄の内容を決まった表へ自動でまとめたい

・月ごとの集計を毎回手で作り直している

・見積書の元になるデータを一か所に集めたい

詳しい内容と料金は次の出品ページに載っています。

https://coconala.com/services/4428940

その前にいまの見積書を一つ開いて毎回直している箇所を拾ってみてください。拾った箇所が入力欄をそろえる出発点になります。