日報を毎日ゼロから書いている現場仕事の人がAIで下書きを作る方法

毎日18時を過ぎてから、日報の書き出しで手が止まっていませんか。現場や営業の仕事は、終わった後にもう一度その日を思い出して文章にする時間が、地味に長く取られます。

今日はその日報づくりをAIに下書きまで任せて、自分は確かめるだけにできる、というブログです。AIに渡す一文の指示と、返ってきた下書きの例をそのまま載せています。

(以下は説明用の架空の例です。実在の人物・会社ではありません。)

工務店のCさんは日報の何を書くかを思い出すのに時間を使っていた

工務店で現場を回っているCさんは、毎日18時を過ぎると「本日の日報」を社内チャットに送る決まりがあります。現場は日によって違うのに、書くことはいつも同じ3行です。

> 今日はどこへ行って、何をして、次はどうするか

この3行を思い出すのに、現場が終わってからしばらく時間を使っています。1日の最後にもう一度その日を振り返るのは、しんどい作業だと思っています。

AIに渡すのはその日の出来事の箇条書きだけ

文章にする必要はありません。行った場所と作業と次の予定を並べるだけで足ります。Cさんの場合はこうです。

> 午前：A様邸、外壁の下地確認。午後：B様邸、資材搬入と打ち合わせ。明日：C様邸の現場入り予定

メモを作る時に気をつけているのは1つだけです。お客さんの名前や住所はそのまま打たず、「A様邸」のように呼び方を決めてから渡します。整えるのはAIの仕事で、Cさんは箇条書きを打つだけです。

頼み方は毎日同じ一文を使い回せばいい

特別な言葉は要りません。頼み方を毎日考え直す必要もなく、同じ一文を使い回せます。メモアプリに指示文を保存しておけば、次の日からは箇条書きの部分を書き替えるだけで使えます。

AIは渡したメモの内容をもとに、そのまま送れそうな日報の下書きを返します。作るのは文章だけで、チャットに送るボタンまでは押してくれません。そこはCさんが自分で押しています。送るかどうかを決めるのはCさん自身です。

送る前に人が確かめるのは事実と言い回しの2つ

Cさんが確かめているのは2つです。

1つ目は場所や作業の内容が実際と合っているかです。AIはCさんが渡したメモしか見ていないので、現場の住所や作業内容が正しいかどうかまでは分かりません。

2つ目は言い回しの硬さです。社内向けの日報なのに、取引先への報告書のような硬い文面になることがあります。Cさんは毎回、普段の口調に近づけて直しています。

この2つだけ人の目で見れば、日報として送れます。

日報づくりの前と後で減ったのは文章に整える時間

使う前のCさんは、現場を思い出す作業と文章にする作業と読み返す作業を、毎回1人でやっていました。使った後は箇条書きを打つだけで、文章にする部分をAIに渡せます。

毎日チャットに送ること自体は変わりませんし、書く内容が減ったわけでもありません。減ったのは文章の形に整えるまでの時間です。その時間で、早めに帰って自分の時間を過ごす人もいると思います。

今日試すなら1日分の箇条書きとAIへの指示だけ

今日試してみてほしいのは、1日の出来事を箇条書きにすることです。場所と作業と次の予定の順に並べます。お客さんの名前は呼び方を決めて伏せてから、保存した指示文と一緒にAIに渡してみてください。

返ってきた文章を読んで、事実のずれと言い回しの硬さだけ確認します。そこまでやると、18時過ぎに日報と向き合う時間が、もう少し軽くなると思います。

日報だけでなく、毎日同じ形の報告書や連絡文を書く作業は、AIの下書きで同じように軽くできます。自分で設定するのが手間な方は、普段の作業に合わせた専用AIエージェントの制作をココナラで承っています。

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