「追加料金はありますか？」にAIで即答しないための7つの確認

返信文を早く書けても、未確認の料金や日付を約束してしまえば、あとから担当者もお客様も困ります。AIを使うときは、下書きと確約を分けるところから始められます。

次は説明のための架空例です。実在のお客様の声でも、導入成果でもありません。

「来週火曜日に対応できますか？　追加料金はありますか？」

対応枠と料金条件が分からなければ、「対応できます」「追加料金はありません」とは言えません。まずは次のような送信前の下書きに留めます。

「お問い合わせありがとうございます。対応可能な日時と料金条件を担当者が確認したうえでご案内します。現時点では、対応日と追加料金の有無を確約できません。」

この文をAIから自動送信しません。担当者が正しい資料と状況を照合し、必要なら書き換え、送るかどうかを決めます。

返信前の7つの確認

1. 宛先と対象窓口は合っていますか。

2. 会社・サービスの説明は、現在の正しい案内と一致していますか。

3. 価格、税、納期、有効期限は確認・承認されていますか。

4. 契約、キャンセル、保証、補償について、権限のない約束をしていませんか。

5. 個人情報、機密情報、別のお客様の情報が混入していませんか。

6. 大げさな表現、根拠のない比較、成果保証はありませんか。

7. 返信する担当者に、その内容を送信し約束する権限がありますか。

一つでも未確認なら、送信せず担当者や責任者へ戻します。苦情、返金、事故、専門的な判断も、通常の返信テンプレートで結論を出さず、人へ引き継ぎます。

小さく試す方法

まず実在のお客様の氏名、連絡先、注文番号、問い合わせ原文をAIへ入れず、「対応日」「追加料金」のような一般化した質問テーマだけで架空の練習をします。承認済みの案内にない情報は、自然な文章で埋めず「要確認」と残します。

AIを接続しなくても、紙や社内メモでこの確認順序を試せます。先に「誰が事実を確認し、誰が送信を決めるか」を定めておくと、下書きの使いどころが明確になります。