AIでExcelを集計する前に。同じ注文番号の行、消して大丈夫？

売上の表をAIに渡すとき、「重複を消して、合計を出して」と頼もうとしていませんか。

先に確認したいのは、何をもって重複とするかです。同じ注文番号が並んでいても、別の商品を買った明細なら、両方を残す必要があります。

今回は小さな架空の表で、消してよい行と残す行の違いを見てみましょう。

同じ注文番号でも、別の商品なら残す

次は説明用に作ったデータです。1行が1商品の明細で、金額はその明細の合計額とします。

明細ID｜注文番号｜商品｜金額

M01｜A10234｜ノート｜1,000円

M02｜A10234｜クリアファイル｜2,000円

M03｜A10235｜ペン｜1,000円

M04｜A10236｜付箋｜5,000円

M04｜A10236｜付箋｜5,000円

この例では、最後の1行だけが二重に取り込まれたもの、と確認できている前提です。

A10234の2行は、ノートとクリアファイルという別の明細です。注文番号が同じだからと片方を消すと、買った商品の金額が集計から抜けてしまいます。

消す基準を変えると、合計も変わる

同じ表でも、扱いによって結果はこう変わります。

・何も除外しない：5行、14,000円

・注文番号ごとに先頭の1行だけ残す：3行、7,000円

・二重取込みと確認した最後の1行だけ除外する：4行、9,000円

この例で求めたい結果は、4行・9,000円です。注文別にまとめると、次の形になります。

A10234：3,000円（2明細）

A10235：1,000円（1明細）

A10236：5,000円（1明細）

合計：9,000円（4明細）

注文は3件、商品の明細は4件。「件数」だけで頼むと、どちらを数えたいのかも曖昧になります。

Microsoftの公式ヘルプでも、重複を確認してから削除するか判断すること、削除前に元データをコピーしておくことが案内されています。

AIには、まず「除外する候補」を出してもらう

いきなり元の表を変更するより、候補と理由を別に出し、人が確認してから進める方法がおすすめです。

先ほどの架空データなら、次のように依頼できます。

【この例で使う指示文】

次の表を確認してください。元データは変更せず、確認用の結果を別に示してください。

1行は1商品の明細です。同じ注文番号でも、異なる明細IDの行は残してください。

この表では、明細ID・注文番号・商品・金額がすべて一致する行を二重取込みとして扱います。同じ明細IDなのに内容が異なる場合は、勝手に選ばず要確認にしてください。

まず除外候補の行と理由を示し、次に、その候補を除外した場合の注文別金額と明細数を示してください。最後に、除外前・除外する分・除外後の行数と金額を並べてください。

データ：

（先ほどの5行を入れる）

これは今回の例に合わせた指示文です。実際のデータでは、同じ内容の行が正当な別取引である場合もあります。会社で使っている明細IDの意味や、二重取込みと判断する条件に置き換えてください。

合計だけでなく、除外した行も確認する

この例の照合は、次のようになります。

行数：5行 − 1行 ＝ 4行

金額：14,000円 − 5,000円 ＝ 9,000円

計算がつながっていても、消す行の判断が正しいとは限りません。除外候補そのものを元データと見比べ、残すべき商品の明細が入っていないかまで確認します。

今日やることは、使っている表の「1行が何を表すか」を一文で書くことです。「1注文」なのか「1商品」なのか。そこを決めてから、AIに任せる条件を言葉にしてみてください。

練習には架空データを使い、実際の業務情報は会社で認められたツールと入力ルールに従って扱いましょう。

AIに任せる作業と、人が判断する作業の分け方は、こちらの記事でも紹介しています。

「AIで業務効率化、何から始める？問い合わせ返信で任せる範囲を決める」

AIで業務効率化、何から始める？問い合わせ返信で任せる範囲を決める

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参考情報

・Microsoft Support「重複を検索して削除する」

・Anthropic／Claude Platform Docs「Prompt engineering overview」

最終確認日：2026年11月4日

※表と指示文は自作の架空例で、AIの実出力ではありません。特定AIツール・Excelでの実機検証や業務効果の検証は行っていません。