色分けしたExcelの予定表、AIは読めていますか？

予定表を、色で分けていませんか?

青は確定、水色は仮、黄色は時間の指定。毎日見ている人なら、ひと目で分かります。新しく入った人も、何日か見ているうちに覚えていきます。

では、その色分けを、新人さんに言葉だけで説明できますか？

「予定表をAIで自動にしたい」と考えているなら、ここがいちばん効いてきます。先日、私自身がここでつまずきました。

説明書どおりに作ったら、ほとんど読めなかった

いま、手入力で回っている予定表を、AIと一緒に作った仕組みで読み取る仕事をしています。

その予定表には、入力のしかたの説明書がありました。図を見ると、予定は1つの色でまとめて塗り、時間の指定は予定の上に黄色で書く、となっています。私はその図に合わせて仕組みを作りました。

ところが、実際に使われている予定表の1日分で試すと、色のまとまり84か所のうち、予定として読めたのは0件でした。

見比べてみると、説明書と実際の書き方がずれていました。

予定は1色ではなく、最初と最後の1マスだけ濃い青で、間が水色

黄色の時間の指定は、上ではなく下にあることが多い

同じ青でも、濃さが3種類ある

予定の横に、小さな数字がメモしてある

書いている人たちにとっては、どれも当たり前のことです。毎日そう書いているので、わざわざ説明書に書き足す理由もありません。

「うちの決まり」は、書いている人の頭の中にだけあったんです。

直すのは早かった。時間がかかったのは、決まりを知ること

色の決まりが分かってからは、早かったです。仕組みを直して、5日分の予定表から73件の予定を読めるようになりました。

一方で、決まりが分からない所は、どう工夫しても読めません。小さな数字が何を表しているのかは、いくら眺めても分かりませんでした。なので、書いている方に質問して確かめることにしました。

AIは、色の「意味」までは知りません。教えてもらえれば読めますが、教えてもらえなければ推測するしかなく、推測で読んだ所はいつか読み違えます。

今日できること：あなたの予定表の決まりを、5分で書き出す

AIに頼む前に、ぜひやってみてほしいことがあります。

自分の予定表を開いて、使っている色と書き方の決まりを、メモに書き出してみてください。

使っている色を全部書く（青、水色、黄色……）

それぞれの色が何を表すかを、一言で書く（例：青＝確定）

色以外の決まりも書く（例：時間の指定は予定の下に書く）

5分あれば書けます。

書いてみると、すぐには言葉にできない色がいくつか出てくると思います。「なんとなく、いつもこうしている」という所です。

そこが、AIにも読めない所です。 新しく入った人がつまずく所でもあります。

書き出したメモは、そのままAIに渡す説明書になります。引き継ぎの資料にも使えます。

「うちの予定表も読めるかな？」

あなたの予定表にも、頭の中にだけある決まりはありませんか？

書き出してみて「この色、どう説明すればいいんだろう」と迷ったら、そこまで来ていればもう半分できています。その先を一緒に考えるのが、私の仕事です。書き出したメモか予定表の画面を送ってもらえれば、どの色ならそのまま読めるか、どこを先に決めればいいかをお返しします。

田中|初速制作室

紙やExcelで回る書類仕事を、AIで自動化しています。「この予定表、何とかならないか」という段階からで大丈夫です。XのDMか、この記事のコメントで気軽にどうぞ。